构建一致专业的知识库风格指南：写作、格式与呈现全攻略

编写支持文档的一个重要部分是如何将其呈现给用户。

为什么？当然，只有内容才重要。

但演示之所以重要，是因为专业形象有助于建立用户信任并激发他们的信心，同时也让您的内容更加易用。

您可能已经拥有一些帮助内容，但它们可能风格不一。您的知识库可能多年来自不同来源而有机增长，这并不是问题——但最终，每个知识库都需要一个统一的风格指南，以确保内容的一致性与专业性。

当内容由多个贡献者完成，且他们未必了解您所有的品牌目标与写作决策时，风格指南尤其重要。它能将隐含规则显式化，形成可遵循的规范。

那么，一个高效的风格指南应涵盖哪些内容？

知识库风格指南主要聚焦于内容的呈现维度，包括语音与语气、格式、文字、排版等。而对于SaaS产品的知识库，尤其是使用平台如 Baklib 的用户而言，风格指南不仅影响内容质量，也直接决定用户体验。

在本文中，我们将详细讲解构建风格指南的各个部分。请记住，“指南”并非一部不可更改的法律，而是为撰稿人提供一致写作框架的工具。

正如乔治·奥威尔所说：

“打破这些规则中的任何一条，比说任何彻头彻尾的野蛮话要好。”

第 1 部分 – 教程

在用户文档中，最常见的类型之一是教程。

教程是循序渐进的引导内容，着重讲解一个主题或一小组相关主题，目的是让初学者掌握软件的基本操作路径。

将教程视作教授用户“如何完成某项操作”的课程。关键在于确保用户可以通过教程实现实际目标。

类比：新手驾驶课程——学习如何启动汽车、换档、刹车。

软件示例：在 Baklib 中创建您的第一个知识库。

教程撰写建议：

• 开头清晰设预期：在教程开始前简要总结内容，列出用户将学到什么以及完成本教程需要的先决条件。

• 分步骤引导：按照难度顺序排列步骤，仅包含用户完成任务所需的操作，避免引入与学习无关的抽象概念。

• 确保可复现性：教程要真实可操作，应附带一个“可执行的例子”，并能在多种环境中运行成功。

• 语言简明：控制每一步的文字长度，确保简洁清晰。

风格要点：

• 避免教程过长或过于复杂。

• 不在教程中加入外部链接，避免分散注意力。

• 在结尾附上“后续步骤”或拓展阅读链接供进阶用户查阅。

优秀示例包括：DigitalOcean、Ubuntu、Wisteria。

第 2 部分 – 操作指南

操作指南虽然外形类似教程，但其目标不同：它们面向更有经验的用户，旨在解决具体问题。

操作指南是问题导向的，通常以步骤列表呈现，逻辑严谨清晰，并假设用户已具备一定知识储备。

类比：为司机编写“如何更换轮胎”的指南。

软件示例：如何将数据列表上传到系统。

编写规则：

• 标题精准：一目了然地说明问题及解决方案。

• 结构清晰：开头简要总结整个操作的预期成果，便于老手跳读关键内容。

• 步骤一致：使用统一的语法风格，避免信息过载；步骤最好控制在七步以内。

• 细节可视化：描述操作所在的UI区域，并指明完成每步的具体动作。

风格建议：

• 使用完整句子、准确标点。

• 利用提示标注强调系统行为或潜在影响。

• 避免引导用户点击外部链接或解释抽象概念。

优秀示例包括：Stripe、Typeform。

第 3 部分 – 解释型内容

解释性内容为用户提供背景知识，有助于用户深入理解软件或某个具体功能点。它不强调操作步骤，而是聚焦“为什么”以及“这是什么”。

类比：一篇讲解某车型历史的文章。

软件示例：解释 Baklib 的 AI 智能推送背后的逻辑设计。

编写原则：

• 提供必要的上下文信息。

• 使用通俗易懂的语言，避免技术术语。

• 不包含实际操作指导。

• 可作为教程与操作指南的补充材料。

第 4 部分 – 参考文档

参考文档属于信息性强、结构化程度高的技术文档，内容可能包括术语表、API接口、Webhooks、技术规格或系统集成说明。

类比：技术参数手册。

软件示例：Baklib API 接口说明文档、术语表。

参考文档规范：

• 使用一致的结构和语气。

• 仅限描述，不包含解释或指导性内容。

• 保持语句客观、准确。

• 精确校验每个技术细节。

第 5 部分 – 语音和语气

语音（voice）代表品牌的整体表达方式，而语气（tone）则根据内容类型和场景发生变化。两者共同塑造出您品牌在用户眼中的形象。

语音体现在：

• 全文用词一致性；

• 标准表达方式与句式；

• 标点与短语使用习惯。

语气则体现在：

• 当下的情绪与态度；

• 针对不同内容设定不同基调（如欢迎、支持、纠错等）。

推荐语音风格示例：

• 微软：简洁且人性化。

• Mailchimp：对话式幽默、轻松不失专业。

• Splunk：自信、直接、友好。

• Buffer：真诚、包容、相关性强。

建议：

• 用第二人称（你/您的）与祈使句；

• 使用主动语态与现在时；

• 语言清晰明确，避免命令式表达；

• 不归咎用户，避免负面表述。

第 6 部分 – 术语统一

每个知识库都应拥有自己定义的术语表。标准术语能帮助用户准确理解内容，并维持品牌统一性。

编写提示：

• 不要同义词混用，如“小部件”与“doohickey”；

• 保持术语在整篇文档中一致；

• 向贡献者提供术语表作参考；

• 命名尽量直观，减少学习成本。

第 7 部分 – 词语选择

用词是风格指南的重要组成部分，它直接影响内容的可读性与准确性。

建议包括：

• 使用缩写（如“don’t”）提高亲和力；

• 优先选用简单词（如“use”代替“utilize”）；

• 避免模糊词与行业行话；

• 技术术语尽量附带定义或链接；

• 简化句式，控制长度。

同时注意：使用缩写与口语化语气可能会增加翻译难度，因此应视内容的国际化需求进行调整。

第 8 部分 – 可扫描性

知识库是为在线阅读而生的，应该支持快速浏览与信息定位。

建议包括：

• 将关键信息放在首屏；

• 使用目录导航；

• 每段话不超过三到四行；

• 使用短标题、清晰段落；

• 加粗关键词、使用提示框；

• 运用列表展示结构化信息。

尤其在 Baklib 等支持块状内容结构与组件化设计的平台中，采用可扫描格式更便于内容复用与 SEO 优化。

第 9 部分 – 标准化格式

统一的格式让文档更专业，易于维护。

应统一如下元素的格式规范：

• 字体与颜色；

• 大小写使用；

• UI元素命名；

• 标题、链接、日期、代码样式等。

无固定标准，重在统一。根据团队使用的平台（如 Baklib）配置好风格模板，让每位作者都能轻松遵守。

最后的建议

风格指南可以灵活扩展。您可以从简化的一页样式开始，逐步迭代，也可以根据需求细化为不同文档类型的分指南。

如果您需要处理多语言发布、辅助访问规范、聊天机器人内容或第三方引用，也可以逐步纳入指南内容。

不要犹豫从行业头部品牌中汲取灵感——同时，善用 Baklib 提供的内容模板与多层结构支持，让风格指南落地执行更轻松。

记住：风格指南的最终目标，是让每一位内容创作者都能在一致性与效率中实现最佳表达。