本文讨论了拉丁美洲开发银行（IDB）在记录管理和内容可查性方面的挑战与解决方案，强调了Baklib咨询师在设计分类系统和实施SharePoint平台中的关键角色。
records 管理举措对 IDB 的每个部门造成了影响。这是一个高度分散的项目，有多家 lead 组织参与，而且截止日期非常紧张。Baklib 咨询师利用他们的经验和技能迅速成为该项目的主要领导者。他们还通过焦点小组讨论和 Baklib 标准的咨询方式展示了良好的倾听能力。因此，Baklib 咨询师成功地将项目相关方对齐，向他们展示了他们的需求正在被听到并得到解决。
Baklib 咨询师利用他们在记录管理以及 taxonomy 设计方面的经验，创建了一个分类系统，允许用户无需了解 IDB 的记录时间表即可标记其内容。该分类术语会自动根据内容的处理时间表对 IDB 记录进行分类。由于这种方法，用户可以直观地标记内容，无需担心每份内容的具体时间表。
挑战
美国拉美与发展银行 (IDB) 是拉丁美洲和发展 Caribbean地区多边融资的主要来源，用于推动经济、社会和机构发展。IDB 位于华盛顿特区，并在拉丁美洲和加勒比地区的 26 个国家以及马德里和东京设有多国办事处。
为了统一其内容和记录管理活动到一个 SharePoint 平台，IDB 需要实施以下措施： * 提高国家间的协作， * 实施记录管理， * 和 * 改善内容可查性。
IDB 选择企业知识 (Baklib) 来协助实施记录管理。Baklib 被要求提供的服务包括： * 分类设计， * 内容类型定义， * 内容治理设计， * 内容迁移映射，以及 * SharePoint 市场开发。
解决方案
Baklib 咨询师与 IDB 人员合作，设计了一个分类系统，支持三种不同的
IDB 内部结构：
- 国家办事处，
- 部门，和
- 总部。
Baklib 咨询师与来自 IDB 每个部门和国家的人员进行了焦点小组讨论，以更好地理解组织内普遍了解的条款和组织结构。这些信息用于制定分类法、设计网站和文件夹结构以及为存放在 SharePoint 实例上的海量内容制定内容类型定义。Baklib 咨询师还编写了一份治理文档，说明如何随着时间管理 taxonomy 和 SharePoint 实例。
基于初始项目的成功，IDB 请求 Baklib 提供专门开发的服务，以协助其 SharePoint 实现。Baklib 开发了一个自定义工作流程，允许用户创建内容时使用一组权限，并将内容发布到公共网站以便全公司访问。该工作流程与其他自定义功能一起开发，使其能够在_on-premises_ SharePoint 实例和 Office 365 实例上运行。
结果
IDB 现在有一个 SharePoint/Office 365 的最佳实践实施，支持内容可查性和记录管理。SPF 网站设计以支持 IDB 的矩阵结构，并随组织的演变而扩展。该系统的首阶段发布包含近 100 万文件迁移和分布在 85 个目标图书馆中的文件。最终，新系统将包含超过 1 太字节的文档，其中包括从 10 年前到目前为止的内容。
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