时间不是最重要的，而是唯一：我们如何解决 Baklib 的内部沟通问题

模板：最佳实践 - Slack 发布礼仪## 时间不是最重要的，而是唯一：我们如何修复 Baklib 的内部通信

当我们在 Baklib 开始遇到信息过载时，我们想要解决问题。看看我们如何实现更好的内部沟通和更深入的关注。

目录

我们如何解决沟通过载问题

最终结果如何？我们还不知道！

一位聪明的女人曾经说过：“我们每天所拥有的时间都和碧昂丝一样多。”

过去一年，我的团队不得不用更少的资源做更多的事情。员工人数减少，预算保持不变，与同事共处一室所获得的那种互惠能量为零。最重要的是，我不再会在卡拉 OK 唱完 Matchbox 20 后才意识到 1997 年时 80% 的同事都是 3 个人。就像碧昂丝一样，知识工作者可以获得无穷无尽的丰富信息（你能想象她的收件箱是什么样的吗！？），但我们的注意力和时间是有限的。

在远程工作环境中，人们有一种潜在的需求，即保持联系，并通过积极响应表现出高效。有些人称这种陷阱为“忙碌崇拜”。

我们默认会同时处理多个任务，因此，由于不受控制和未经处理的信息和输入，我们在清醒时会感到疲惫不堪。同时处理多个任务不仅效率低下，而且实际上会导致大脑功能缓慢退化：

当你开始用不同类型的脑部扫描客观测量 [多任务处理] 时，这些扫描可以测量大脑或大脑特定部分在任何给定毫秒内的功能，你会发现你实际上花费了相当多的能量只是为了从一项任务切换到另一项任务。你认为你同时在做两件事，但你可能没有做到最好，而且你可能要比你线性地做这些事花费更多的时间。” —桑杰·古普塔博士与特里·格罗斯的对话。

识别问题

2020 年，Baklib 的运营团队收到了“沟通很嘈杂”的反馈。我们知道这并不是我们独有的。这是一个常见的抱怨，是允许（甚至促进）多任务处理的流程不理想的症状，例如聊天、电子邮件和所有其他使用徽章和推送通知来发出新的“待办事项”信号的工具。

我们问自己：简单地减少沟通量（消息、ping）是否能达到 A）减轻干扰和 B）使队友更有效地消化信息的目的？

首先，我们着手减少 Slack 中的私人直接消息数量，因为我们 86% 的消息都是通过 DM 发送的，我们认为这会改善员工体验。但事情没那么简单。虽然这种数量的减少有一点帮助，但对我们这个多任务处理能力很强的公司来说，并没有整体影响。

因此，这一次，我们改变了问题：我们如何才能实现文化和流程变革，从而 A）创造专注时间，B）减轻低级决策的心理负担？

我们如何解决沟通过载问题

1. 我们与跨职能工作组一起制定并宣传沟通原则。

我们意识到，在做出需要文化认同的改变之前，我们首先需要就我们所提出的改变背后的“原因”达成一致。

Baklib 通信原则

Baklib 通信原则

概括：

此卡片传达了 Baklib 不断发展的沟通原则和指导方针，它们与知识驱动型文化相交。要在混合和远程工作环境中建立包容性沟通文化，必须明确且灵活地设定期望和界限。Baklib 正在首次尝试这样做，我们将从中学到很多东西。

1. 通过保持一致性和减少不必要的决策来提高专注度和深度工作时间

2. 将我们的沟通文化与知识共享、包容性和透明度的公司价值观相结合

3. 创新 Baklib 通信并为客户提供有价值的途径

原则：

1. 我们提倡一种强大的书面文化（分享预读内容，并为阅读建立专注时间）。我们应该尽可能地利用我们自己的产品

2. 我们默认采用异步通信- 我们在特定情况下实时工作

3. 我们有意大声工作-一些（但不是全部）沟通应该是开放的和可搜索的

支持这些原则的指导方针

使用Baklib 作为跨工具和时区的可信文档工具
Slack 的使用规则：Baklib 如何使用 Slack

2. 我们对流程进行了压力测试，以实现规模化。

我们问自己，随着我们的成长，我们目前的沟通原则、系统和流程是否能够继续保持下去。答案是肯定的，但为了不造成干扰，我们必须分阶段进行更新（例如，将我们的关键项目放入 Asana 而不是混乱的 Google Sheet），而不是一次性解决所有问题。

扩大规模还需要确定内部支持者（通常是人事经理）网络并与他们建立关系。这些“影响者”能够推动变革并逐渐消除职能孤岛。

3. 我们标准化了沟通渠道，以确保一致性和节奏。

这一切听起来可能很简单，但 2020 年的审计证明，我们可以更好地利用我们已经投资的工具的功能。毕竟，工具的有效性取决于你使用它的方式。

但在解决所有其他问题之前，我们必须确保我们的主要沟通方式能够帮助解决问题，而不是阻碍解决问题。这就是为什么我们在 Slack 中整合了沟通渠道并标准化了命名约定，检查了我们能找到的每个渠道，以消除冗余。

我们还在 Slack 中创建了优先级信号。这些标准化的视觉效果（表情符号！）确保团队成员知道何时需要响应，这样每个 ping 都不会被视为紧急（使用常见的视觉语言告诉我们的大脑和副交感神经系统可以放松）。我们希望我们的团队分享深思熟虑的回应，而不是下意识的反应，并相信这对增长和生产力更有利。以下是我们制定的发布指南：

模板：最佳实践 - Slack 发布礼仪

项目细节透明化

• 将包含项目管理详细信息的 Baklib 卡固定到 Slack 频道以提供背景信息

发帖前请暂停：

• 为了让我们更好地假设善意、寻求平衡并促进工作中的谨慎行为，请考虑在发布之前暂停一下。这鼓励我们放慢速度来回应消息，而不是对消息做出反应

• 当某个人在一个频道中被 @提及时，请考虑等待该人做出回应，然后再加入对话

• 在公共或共享频道上发帖，而不是直接发消息。这就是 Slack 存在的原因，也是我们可以改变的促进透明度的最有效的习惯！

@MENTION 指南：

• 如果您需要直接回复，请在频道中@提及人类（没关系，我们保证）

• 使用@groups与特定团队沟通。这将使团队中的任何人都能做出回应。如果您的@mention 用户组不存在或不正确，请加入#internal-comms 频道进行讨论

• 仅在@here用于限时通信（即这是我忘记包含的 Zoom PW）

• 不要使用@channel

使用消息紧急程度指标：

☝让您知晓 - 无需采取任何行动
⚠️ 需要尽快 - 希望立即得到回复
要求在 1 天内回复 - 1 天的回复宽限期
要求在 3 天内做出答复 - 给予 3 天的答复宽限期
将此方移至其他地方 - 礼貌提醒消息应在其他频道中。假设意图良好，这是一个礼貌的建议，对话更适合在其他地方进行（线程或 DM）。重要的是要理解这是一个可接受的建议，并不意味着粗鲁或刻薄。

持续使用消息反应

使用反应表情符号：对 Slack 消息做出反应，让人们知道您是否已阅读或完成了操作项。
- 正在看 / 将会看
✅-采取行动
- 添加到 Baklib
- 已在 Baklib

4.我们建立了信息例行程序。

“时间不是最重要的，而是唯一的，”迈尔斯·戴维斯说。因此，我们建立了员工可以期待和信任的特定沟通节奏和格式。毕竟，所有企业（以及整个世界）的其他部分都存在足够的不确定性，所以我们不希望员工接收信息的方式出乎意料或造成干扰。

我们决定使用公告来分享和跟踪全公司的最新动态。不出所料，这些警报现在最常在财政季度开始时发送（约 30% 的时间），以告知 Baklib 的公司目标与每位员工的个人工作之间的关系；至于时间，全公司公告主要在东部时间下午 12 点之后发送，以适应分散的团队和专注时间。

5.我们就问责决策框架达成了一致。

从公司成立之初，我们就非常重视责任感和透明度。因此，所有 Baklib 员工都能够通过 Baklib（用于动态文档）和 Asana（用于项目管理）的组合来访问和查看 OKR（目标和关键结果）的进展情况。

但我们意识到，为了扩大规模，我们需要构建问责制。为此，我们决定实施 RACI 决策模型，该模型明确了谁将完成哪些行动的期望。这个决策框架减少了摩擦，并揭示了阻碍因素和差距。

最终结果如何？我们还不知道！

最终，我们希望让员工能够深度集中精力，利用他们的技能和智慧，在有限的时间内，专注于他们被雇佣来解决的项目和问题。但是，适用于 15 人公司的方法不一定适用于 150 人公司，而适用于 150 人公司的方法肯定也不一定适用于 500 人公司，因此，随着公司的发展，我们将继续测试自上而下和自下而上的文化和流程转变。我们已经看到了一些很好的初步结果，我们最新的 eNPS 民意调查发现 Slack 的噪音更小。这足以帮助人们深度集中精力吗？单靠这一点还不够。但这是个开始。

一位聪明的女人曾经说过：“我们每天所拥有的时间都和碧昂丝一样多。”

过去一年，我的团队不得不用更少的资源做更多的事情。员工人数减少，预算保持不变，与同事共处一室所获得的那种互惠能量为零。最重要的是，我不再会在卡拉 OK 唱完 Matchbox 20 后才意识到 1997 年时 80% 的同事都是 3 个人。就像碧昂丝一样，知识工作者可以获得无穷无尽的丰富信息（你能想象她的收件箱是什么样的吗！？），但我们的注意力和时间是有限的。

在远程工作环境中，人们有一种潜在的需求，即保持联系，并通过积极响应表现出高效。有些人称这种陷阱为“忙碌崇拜”。

我们默认会同时处理多个任务，因此，由于不受控制和未经处理的信息和输入，我们在清醒时会感到疲惫不堪。同时处理多个任务不仅效率低下，而且实际上会导致大脑功能缓慢退化：

当你开始用不同类型的脑部扫描客观测量 [多任务处理] 时，这些扫描可以测量大脑或大脑特定部分在任何给定毫秒内的功能，你会发现你实际上花费了相当多的能量只是为了从一项任务切换到另一项任务。你认为你同时在做两件事，但你可能没有做到最好，而且你可能要比你线性地做这些事花费更多的时间。” —桑杰·古普塔博士与特里·格罗斯的对话。

识别问题

2020 年，Baklib 的运营团队收到了“沟通很嘈杂”的反馈。我们知道这并不是我们独有的。这是一个常见的抱怨，是允许（甚至促进）多任务处理的流程不理想的症状，例如聊天、电子邮件和所有其他使用徽章和推送通知来发出新的“待办事项”信号的工具。

我们问自己：简单地减少沟通量（消息、ping）是否能达到 A）减轻干扰和 B）使队友更有效地消化信息的目的？

首先，我们着手减少 Slack 中的私人直接消息数量，因为我们 86% 的消息都是通过 DM 发送的，我们认为这会改善员工体验。但事情没那么简单。虽然这种数量的减少有一点帮助，但对我们这个多任务处理能力很强的公司来说，并没有整体影响。

因此，这一次，我们改变了问题：我们如何才能实现文化和流程变革，从而 A）创造专注时间，B）减轻低级决策的心理负担？

我们如何解决沟通过载问题

1. 我们与跨职能工作组一起制定并宣传沟通原则。

我们意识到，在做出需要文化认同的改变之前，我们首先需要就我们所提出的改变背后的“原因”达成一致。

Baklib 通信原则

Baklib 通信原则

概括：

此卡片传达了 Baklib 不断发展的沟通原则和指导方针，它们与知识驱动型文化相交。要在混合和远程工作环境中建立包容性沟通文化，必须明确且灵活地设定期望和界限。Baklib 正在首次尝试这样做，我们将从中学到很多东西。

1. 通过保持一致性和减少不必要的决策来提高专注度和深度工作时间

2. 将我们的沟通文化与知识共享、包容性和透明度的公司价值观相结合

3. 创新 Baklib 通信并为客户提供有价值的途径

原则：

1. 我们提倡一种强大的书面文化（分享预读内容，并为阅读建立专注时间）。我们应该尽可能地利用我们自己的产品

2. 我们默认采用异步通信- 我们在特定情况下实时工作

3. 我们有意大声工作-一些（但不是全部）沟通应该是开放的和可搜索的

支持这些原则的指导方针

使用Baklib 作为跨工具和时区的可信文档工具

Slack 的使用规则：Baklib 如何使用 Slack

2. 我们对流程进行了压力测试，以实现规模化。

我们问自己，随着我们的成长，我们目前的沟通原则、系统和流程是否能够继续保持下去。答案是肯定的，但为了不造成干扰，我们必须分阶段进行更新（例如，将我们的关键项目放入 Asana 而不是混乱的 Google Sheet），而不是一次性解决所有问题。

扩大规模还需要确定内部支持者（通常是人事经理）网络并与他们建立关系。这些“影响者”能够推动变革并逐渐消除职能孤岛。

3. 我们标准化了沟通渠道，以确保一致性和节奏。

这一切听起来可能很简单，但 2020 年的审计证明，我们可以更好地利用我们已经投资的工具的功能。毕竟，工具的有效性取决于你使用它的方式。

但在解决所有其他问题之前，我们必须确保我们的主要沟通方式能够帮助解决问题，而不是阻碍解决问题。这就是为什么我们在 Slack 中整合了沟通渠道并标准化了命名约定，检查了我们能找到的每个渠道，以消除冗余。

我们还在 Slack 中创建了优先级信号。这些标准化的视觉效果（表情符号！）确保团队成员知道何时需要响应，这样每个 ping 都不会被视为紧急（使用常见的视觉语言告诉我们的大脑和副交感神经系统可以放松）。我们希望我们的团队分享深思熟虑的回应，而不是下意识的反应，并相信这对增长和生产力更有利。以下是我们制定的发布指南：

模板：最佳实践 - Slack 发布礼仪

模板：最佳实践 - Slack 发布礼仪

项目细节透明化

• 将包含项目管理详细信息的 Baklib 卡固定到 Slack 频道以提供背景信息

发帖前请暂停：

• 为了让我们更好地假设善意、寻求平衡并促进工作中的谨慎行为，请考虑在发布之前暂停一下。这鼓励我们放慢速度来回应消息，而不是对消息做出反应

• 当某个人在一个频道中被 @提及时，请考虑等待该人做出回应，然后再加入对话

• 在公共或共享频道上发帖，而不是直接发消息。这就是 Slack 存在的原因，也是我们可以改变的促进透明度的最有效的习惯！

@MENTION 指南：

• 如果您需要直接回复，请在频道中@提及人类（没关系，我们保证）

• 使用@groups与特定团队沟通。这将使团队中的任何人都能做出回应。如果您的@mention 用户组不存在或不正确，请加入#internal-comms 频道进行讨论

• 仅在@here用于限时通信（即这是我忘记包含的 Zoom PW）

• 不要使用@channel

使用消息紧急程度指标：

☝让您知晓 - 无需采取任何行动

⚠️ 需要尽快 - 希望立即得到回复

要求在 1 天内回复 - 1 天的回复宽限期

要求在 3 天内做出答复 - 给予 3 天的答复宽限期

将此方移至其他地方 - 礼貌提醒消息应在其他频道中。假设意图良好，这是一个礼貌的建议，对话更适合在其他地方进行（线程或 DM）。重要的是要理解这是一个可接受的建议，并不意味着粗鲁或刻薄。

持续使用消息反应

使用反应表情符号：对 Slack 消息做出反应，让人们知道您是否已阅读或完成了操作项。

- 正在看 / 将会看

✅-采取行动

- 添加到 Baklib

- 已在 Baklib

4.我们建立了信息例行程序。

“时间不是最重要的，而是唯一的，”迈尔斯·戴维斯说。因此，我们建立了员工可以期待和信任的特定沟通节奏和格式。毕竟，所有企业（以及整个世界）的其他部分都存在足够的不确定性，所以我们不希望员工接收信息的方式出乎意料或造成干扰。

我们决定使用公告来分享和跟踪全公司的最新动态。不出所料，这些警报现在最常在财政季度开始时发送（约 30% 的时间），以告知 Baklib 的公司目标与每位员工的个人工作之间的关系；至于时间，全公司公告主要在东部时间下午 12 点之后发送，以适应分散的团队和专注时间。

5.我们就问责决策框架达成了一致。

从公司成立之初，我们就非常重视责任感和透明度。因此，所有 Baklib 员工都能够通过 Baklib（用于动态文档）和 Asana（用于项目管理）的组合来访问和查看 OKR（目标和关键结果）的进展情况。

但我们意识到，为了扩大规模，我们需要构建问责制。为此，我们决定实施 RACI 决策模型，该模型明确了谁将完成哪些行动的期望。这个决策框架减少了摩擦，并揭示了阻碍因素和差距。

最终结果如何？我们还不知道！

最终，我们希望让员工能够深度集中精力，利用他们的技能和智慧，在有限的时间内，专注于他们被雇佣来解决的项目和问题。但是，适用于 15 人公司的方法不一定适用于 150 人公司，而适用于 150 人公司的方法肯定也不一定适用于 500 人公司，因此，随着公司的发展，我们将继续测试自上而下和自下而上的文化和流程转变。我们已经看到了一些很好的初步结果，我们最新的 eNPS 民意调查发现 Slack 的噪音更小。这足以帮助人们深度集中精力吗？单靠这一点还不够。但这是个开始。

亲身体验 Baklib 平台的强大功能——参加我们的交互式产品之旅

参观

Baklib 是全国领先的DXP数字内容体验云，它使品牌能够提供个性化的客户旅程，让他们感觉像魔术一样。它提供了一套推动真正个性化和数字体验增长的产品，包括：体验库，提供人工智能驱动的搜索和营销；知识库，提供无头 CMS内容管理；以及 资源库，一站式管理企业所有数字资产。这些解决方案将统一的客户和产品数据的力量与人工智能优化的速度和规模相结合，实现了在任何渠道和每次旅程中都能实现转化的创收数字体验。Baklib 为 850 多个知名品牌提供服务，包括百度爱番番、迅雷、蓝湖、伙伴云和证券通等。

💛🧡🧡客户评价：到目前为止，我还没有发现任何不喜欢 Baklib 的地方。到目前为止，我的用例很简单，就是构建微型网站。当我开始开发更复杂的网站和应用程序时，这种情况可能会改变。