本文介绍了知识管理中的五种常用工具，包括内容存储库、知识库、知识可视化、决策支持工具和客户关系管理系统，强调了这些工具对企业提高内部流程和绩效的重要性。

https://document360.com/blog/5-tools-commonly-used-in-knowledge-management/

知识管理可以成为帮助您的企业实现其目标的绝佳工具。它从整个组织收集全面知识的实用和系统方法可以带来更好的内部流程、提高绩效和创新机会——仅举几例。如果执行得当，知识管理最终可以更好地影响公司的利润，但它也带来了一些值得考虑的挑战。

什么是知识管理工具？

知识管理的核心是数据、想法以及知识的简化！您的企业没有一个角落是安全的，因为每个区域都有可能影响整体生产力。因此，建立一个关于这一主题的信息库不能只靠一个人的努力。这是团队的努力，没有人比日复一日地从事这一工作的人更了解这个角色。组织和激励员工记录和分享他们的工作和流程可能很困难。尤其是当今技术发展的速度如此之快，您的员工可能需要修改他们的记录以定期保持最新状态。

然而，随着知识管理的重要性变得越来越清晰，人们开发了一些工具来帮助使该过程尽可能简单。从内容存储库到决策支持软件，每种业务类型都有适合的东西。

知识管理中常用的工具

有许多知识管理工具可用于关注不同的知识类型并在业务的不同部分提高效率。其中很少有旨在改善团队之间的协作以及跟踪潜在客户和客户行为的。如果信息有价值，就有一个专业工具可以帮助管理、监控、共享和评估该数据，以实现最佳使用。

我们列出了 5 种类型的知识管理工具。您可以帮助您的员工以更少的投入获得更多的成果，并增强您的业务能力。

1.内容存储库

内容存储库是通过数据管理流程创建的数字文档和内容的集体数据库。

内容存储库不是在不同的服务器、云存储服务甚至用户设备上保存文件和文档，而是充当维护和管理的数据库，可供大多数员工在中央位置使用和访问。这可以有多种形式，例如文档管理软件、存储引擎，甚至托管硬盘驱动器，具体取决于您企业的整体功能规模和需求。

托管内容存储库的典型优势包括版本控制、审计跟踪、锁定、访问管理等。这些额外功能使您的企业能够让员工对其数据管理负责，并提供值得考虑的多层数据保护。

通过采用内容存储库，您将提高内容的整体透明度，这反过来又会加强流程并提高生产力。

2.知识库

知识库是一个中央数据库，用于在企业内部和外部共享信息和数据。良好的知识库将支持收集、检索和组织数据，使那些为知识存储做出贡献的人能够轻松有效地进行工作。

当您的企业提供高技术解决方案时，这尤其方便。通常，此类产品的消费者希望进行自我教育，但却发现自己多次致电服务台、支持人员和销售人员。被搁置或在几天内多次回电可能会令人沮丧，并给他们留下不好的印象。

知识库提供深入的按需信息，并回答受众可能定期提出的问题。访问这些数据可以帮助缓解支持人员过度劳累的情况，并立即让消费者满意。

从内部角度来看，这也非常有益。全面的知识库是培训新员工的关键，可以在需要时为他们提供一致的参考点，并指导他们完成学习过程。

知识库和内容存储库很容易混淆。不同之处在于，内容存储库是指企业内文档和内容的管理，而知识库则充当企业内流程和技术知识的教育中心。如果您希望减轻服务台的压力并提高客户满意度，知识库是一个很好的起点！

为您的团队、客户和组织创建自助知识库。

3.知识可视化

有时电子表格上的数字可以说明很多信息，但它们本身却毫无意义。知识可视化旨在创建数据的可视化表示，以增进理解、阐明其含义，并揭示您可能无法发现的任何新出现的模式。它支持生成、构建和共享数据的认知过程。

虽然这仍然是一个非常新的概念，但市场上的许多程序都提供知识可视化功能。根据您的数据创建的视觉效果可用于多种功能，包括演示、案例研究、报告、决策和销售等。这些在历史上一直是 2D 渲染，但随着现代的进步，具有交互性且美观的 3D 视觉效果正在变得司空见惯。

如果您希望为您提供易于理解和消化的数据含义，那么值得考虑对知识可视化进行投资。它可以改进和简化决策过程，并在呈现数据时对受众产生更大的影响。

4.决策支持

决策支持工具是帮助企业决策过程的程序。这些工具通常是分析性的，提供硬数据和对主题的洞察。

业务决策通常对生产力至关重要，因此需要基于事实。大型企业级企业通常必须处理大量数据。这可以是结构化的（想想托管数据库）也可以是非结构化的（想想非托管文档），因此可以从多个来源提取和组织数据以帮助公司做出明智决策的程序在任何企业的成功中都发挥着非常重要的作用。

如果您的最终目标是能够组织整个企业的数据并在其他地方使用它来支持想法和选择，那么查看决策支持软件可能是一个不错的起点。

5.客户关系管理系统

客户关系管理 (CRM) 系统可帮助团队成员在整个销售渠道中跟踪潜在客户。如果您的企业信息易于访问，则可以轻松确保潜在客户拥有他们所需的所有信息。由于所有团队都可以访问客户数据，因此他们可以以更高的标准履行职责并提供增强的客户体验。

正如我们从这个例子中看到的，客户关系管理系统有很多内部优势。

协作工具

协作工具有助于增强团队之间的协作，并使整个过程变得异常轻松。协作可帮助您和您的团队成员立即共享实时知识。您可以使用出色的协作工具标记您的团队成员以获取任何特定任务的更新。

在工作中拥有协作工具将有利于更加协调的工作流程。这是现代工作场所中共享、讨论和协作的基本特征。公司对协作工具更感兴趣，因为员工无论身在世界任何地方都可以通过在线连接来协同工作。

社交软件

社交软件旨在帮助您管理企业的社交媒体渠道。

一家公司通常会拥有许多按渠道、细分市场、子品牌等划分的社交媒体帐户。社交媒体已成为消费者在销售点前后与品牌互动的流行方式。这会很快累积起来并成为管理的挑战。社交媒体管理中的失误可能会对公司形象产生负面影响，有些甚至会像病毒一样传播开来。
社交软件可以帮助您的企业从一个中央位置管理所有社交媒体渠道。这样可以更好地了解所有活动，确保参与度不会迷失在噪音中。它还允许保存社交媒体参与记录，该记录通常与 CRM 系统集成，以便您的员工可以查看每个客户积压的社交媒体查询，并参考他们的上下文。

如果您希望密切关注企业的社交媒体实践并对记录保存和报告感兴趣，那么投资社交软件是您的正确选择。

正确的工具组合有何帮助？

拥有适合您业务的工具可以帮助您增加信息的价值。

帮助创造新想法

通过在一处提供无限的信息，您可以看到您的团队成员协作并产生新的想法。通过使用知识管理工具，企业可以意识到其内部挑战。如果没有合适的工具，团队通常会在孤岛中工作，并且对其他问题的洞察力有限。从长远来看，正确的知识管理工具始终会对您的业务有所帮助。

防止重复错误

错误在每个企业中都很常见。当您拥有正确的知识管理工具并避免犯错误时，您可能会做出更好的业务决策。它还鼓励组织中的协作文化，提高可见性。这反过来又可以帮助团队更高效地工作并以最简单的方式理解流程。

知识共享文化

除非掌握在正确的人手中，否则强大的工具不会变得强大。只有当用户知道如何正确使用知识库工具时，它才能发挥良好的作用。然而，知识共享工具只有在与他人共享时才有用。员工担心，因为他们最大的价值被剥夺，因此他们更容易被取代。知识共享工具的正确组合将有助于共享过程变得轻松；它们不会妨碍用户提供信息或提供价值作为回报。