https://document360.com/blog/document-workflow/

对于大多数公司来说，内容创建是一项从头开始构建知识库的基本活动。技术内容作者参与创建对客户和内部利益相关者有用的内容。如果您的公司正在构建产品，那么文档站点需要保持最新，以帮助您的客户了解产品的新功能并根据其业务需求正确配置它们。如果您的公司专注于服务交付，内容作者需要记录并定期审查公司政策、标准操作程序、服务交付标准、治理和支持协议。

公司还投资于组织范围内的知识管理，内容编写者与组织内的所有部门合作，获取公司知识并使组织中的每个人都可以访问这些知识。

内容创建过程涉及多个步骤，以确保内容质量满足客户的期望。这些步骤包括创建插图、捕获屏幕截图、进行同行评审、编辑评审、SEO 调整（可选），然后最终发布内容。内容发布后，保持内容最新非常重要，这涉及另一组流程。

什么是文档工作流程？

工作流是利益相关者为实现业务目标而采取的一组连续步骤。它是一种理解与其他利益相关者互动以实现业务目标的结构化方式。工作流的常见组成部分是活动、决策、泳道和通信流。

工作流程的好处

工作流程被映射到业务流程中，为利益相关者提供清晰的信息

• 他们需要进行的活动类型

• 利益相关者的角色和责任

• 审批检查点

• 谁以及什么触发流程开始和结束？

• 通讯流程

工作流映射为所有利益相关者提供了对实现业务目标所需交互的整体视角的共同理解。工作流程中的沟通渠道得到妥善解决，以确保不同利益相关者之间信息和数据的无缝流动。

如何为业务流程创建工作流程

了解内容生命周期对于管理组织中的文档至关重要。组织可以全面了解内容的创建、共享、管理、增强和归档方式。

 1. 策划阶段

在规划阶段，确定了文档内容的范围。此阶段包括利益相关者咨询，以了解他们的需求和内容捕获。了解客户结果有助于为文档团队定义成功指标。与利益相关者协商后，将创建详细的文档项目计划。在创作阶段，根据内容计划创建文章。此创建过程包括起草文章、创建插图、捕获屏幕截图、创建新的丰富多媒体文件等。

 2. 强化阶段

在增强阶段，根据内部业务流程审核文档。这一阶段的重点是丰富起草的内容。此阶段发生的活动包括同行评审、主题咨询等。在组织阶段，增强的内容按分类法进行组织，以便内容消费者可以轻松快速地查找和访问内容。组织内容也是确保通过最佳文档实践顺利执行文档修订的关键。

 3、管理阶段

在管理阶段，根据组织策略对创建的内容进行管理和治理。这包括创建内容角色、安全组、管理访问权限等。

 4.分享阶段

在共享阶段，根据内容访问策略和协议将创建的内容与公众或特定的个人群体共享。

 5. 归档阶段

在归档阶段，内容根据组织策略进行归档并移入长期存储。此步骤对于遵守当地法律和法规的合规目的至关重要。在销毁阶段，内容可能会根据可能不属于存档政策的组织政策进行销毁。

阅读更多：流程文档介绍指南 

工作流程文档中涉及的步骤

策划是内容创作活动的第一步。此步骤涉及捕获客户需求和产品更新以准备正确的内容集。在典型的内容创建中，执行以下活动

• 计划内容大纲

• 写入内容

• 准备插图/图表

• 评论内容

• 寻求批准出版

• 执行搜索引擎优化

• 发布

参与文档工作流程的典型利益相关者是

• 内容作者

• 内容策略师

• 项目经理

• 内容编辑

• 用户体验/用户界面设计团队

• 网络团队

• 主题专家

每个利益相关者在文档工作流程中都有不同的角色和职责。内容策略师参与规划阶段，制定需要制作的内容的大纲以及内容交付的时间表。项目经理通常根据优先级和重要性来安排任务分配。主题专家通常会向内容作者和用户体验设计团队提供“知识转移”（KT）会议，讨论内容大纲以及需要涵盖的内容。

内容作者准备了内容的第一个版本，并包括用户体验设计团队制作的适当插图/图表。此内容已由主题专家验证

• 内容准确性

• 技术信息的准确性

• 内容信息流

• 技术细微差别

• 使用正确的缩写词和参考文献

• 插图/图表的准确性

主题专家审核后整理所有反馈，并将其传递给内容作者进行修改。主题专家进行第二轮审查。一旦内容的准确性得到批准，内容就会传递到文档编辑器。然后文档编辑器检查内容

• 可读性

• 使用一致的业务术语表 

• 遵守品牌风格指南

• 遵守法律知识管理政策

一旦内容被文档编辑器批准，内容就会被提供给网络团队，其职责是在文档站点上发布内容。 Web 团队可能使用内容管理系统或知识库软件来发布内容。网络团队准备目标关键字列表并编写 SEO 描述，以便通过 Google、Bing 和 DuckDuckGo 等搜索引擎提高内容的可见性和发现率。经过SEO处理后，内容被发布。

阅读更多：如何记录您的变更管理流程？ 

工作流程指标

工作流程指标对于衡量内容质量并评估内容是否满足客户期望非常重要。完成审阅周期所需的时间、编辑审阅所花费的时间以及整个过程从开始到结束所需的时间都是工作流程优化的良好内部指标。项目经理可以对这些指标负责。

对于技术内容质量，内容阅读率和评论/点赞总数可以很好地表明内容的利用率及其质量。该指标是内容质量的代理指标。
 

 Baklib 中的工作流程

在 Baklib 中，您的所有组织文档工作流程/流程都可以配置以满足您的业务需求。工作流设计器有助于将您的组织工作流与适当的工作流状态进行映射。直观的工作流设计器提供了使用拖放功能配置工作流状态的灵活性。

设计好的工作流程可以通过工作流程分配来启动。对于每篇文章，内容创建者可以分配具有适当团队成员和截止日期的工作流程状态。分配的团队成员会收到有关工作流程状态的通知，并对分配的文章执行所需的操作。完成后，可以更新工作流状态以触发下一个工作流过程。

 Baklib 工作流分配是多功能的，可以为每个文章版本分配工作流状态，并且可以跟踪其整个工作流历史记录。这有助于内容作者单独管理不同的文章版本，以提高内容质量。

结论

工作流程使不同的利益相关者能够协作创建高质量的内容。工作流程为内容编写者提供支持，并清晰地说明内容的创建、审核和发布方式。每个工作流程中每个利益相关者的角色和职责为整个团队提供了清晰的信息。拥有良好的工作流程对于组织文档团队顺利运作至关重要。应使用一个软件工具来处理您的工作流程并使其自动化。这种工作流程自动化提高了您的效率，并使您能够自动衡量工作流程指标。