我见过太多公司，明明员工脑子里装满了各种‘独门秘籍’，却因为没有系统沉淀，导致团队效率低下、新人上手困难。这些问题背后，往往是缺乏一个有效的知识管理平台来承载这些隐性知识。
我见过太多公司，明明员工脑子里装满了各种‘独门秘籍’，却因为没有系统沉淀，导致团队效率低下、新人上手困难。这些问题背后，往往是缺乏一个有效的知识管理平台来承载这些隐性知识。
办公室里，那张贴在复印机上的黄色便签纸——它升级了。但更本质的升级是：从零散的便签，到统一的、AI驱动的知识中枢。长期以来，公司依赖这类零散信息保证运转顺畅。比如某个软件缺少员工需要的功能时的工作绕过技巧，或者处理特定电子表格的秘诀：这些细小建议在所有行业的各类公司中比比皆是。
组织内部这种集体智慧被称为部落知识。问题在于，这种智慧——成百上千条实用的、操作性建议和诀窍的集合——往往没有文档记录。确实，如果你不在同一个团队里，不了解更好的做事方式，你就会被排除在外。
由于组织内无数其他员工可以从某个团队或部门用于执行运营的知识和经验中受益，公司现在正在寻找更有效的方法来收集、组织和分发这类非正式知识。如果ROI攸关，那么部落知识的管理必须成为首要任务。
部落知识的示例
以下是组织内部部落知识的几个实际案例。
遗留代码
在公司工作了五年以上的工程师还记得旧数据库应用是如何构建和部署的。虽然去年加入公司的新工程副总裁做了一些改动，但资深工程师仍能访问AWS上的代码，因为某个客户还在使用遗留应用，并且不断收到错误信息。
重要性：在特定客户场景中有用。
旧网站
在新网站上线HubSpot CMS之前，一些员工还记得那个基于WordPress搭建的旧网站。除了知道旧博客文章和网站内容保存在哪里，员工还回忆了以往的博客和内容发布流程，包括SEO和可读性措施。旧内容可以更新，旧网站的流程可以被评估并可能用于新网站。
重要性：相关且可能适用于新平台。
会计宏
一名精通Excel和VBA的新员工加入了会计部门。但他很快注意到，公司内部由两年前离职的员工开发了几个自定义宏。这些宏并不完美，他想改进它们以造福大家。幸运的是，离职员工留下了说明，尽管目前会计部门没人有VBA经验。新员工可以着手工作并进行必要的修改。
重要性：知识共享和业务连续性。
为什么公司需要收集部落知识
Google并不总是有答案
员工不应该依赖Google来回答问题，尤其是问题与工作流程相关时。应该鼓励他们首先查阅知识管理平台，看看是否存在答案。很可能另一位员工之前遇到过同样的问题，并希望提供了解决方案。
无形资产
研究表明，公司的无形资产是竞争优势的来源。设计、构建和交付日益复杂的产品和服务的知识和流程是公司保持活力和相关性的关键。这些知识需要被捕获、组织和利用，以造福整个组织。
主题专家无处不在
公司内的知识工作者无处不在，每个人都知道一些可以分享的东西。虽然主题专家知道他们不会因为分享专业知识而获得额外报酬，但他们实际上愿意这样做。一位对自己的工作充满热情的工程师或设计师非常乐意与团队成员分享专业知识。
全球分布式团队
如今，员工不再简单地站在隔断墙旁询问同事问题。如今的同事很可能远程办公，甚至在不同时区工作。因此，一个看似简单的问题无法在办公室或通过聊天回答，而是需要通过知识管理系统来回答。事实上，这样的系统可以促进地理分散的团队成员之间的更好协作，因为它可以作为执行特定任务所需关键信息的来源。
在流程中实施学习与发展
知识管理平台同时也充当培训平台。虽然部落知识当然不能取代公司的LMS，但平台可以通过向员工介绍他们尚未接触到的专业知识或做事方式，帮助他们更好地完成工作，从而进一步推动学习与发展使命。根据《Training》杂志的2018年培训行业报告，员工平均每年只接受47小时的培训——每周不到一小时。因此，花几分钟在平台中搜索和查找信息能带来可观的好处。
如何创建拥抱部落知识的文化
有趣的是，部落知识通常是非正式、无意识地产生的：员工想到一种更好的工作方式，然后直接去做，没有告知他人或大肆宣扬。这没有帮助，甚至可能有点危险，因为服务客户或编写代码无法复制。相反，公司需要努力在知识产生时将其捕获。以下是一些建议，帮助公司过渡到知识共享文化：
识别知识差距
员工掌握的信息——他们甚至没意识到对组织成功至关重要。组织需要认识到这一点，并设计流程来捕获这些信息以实现互利。执行工作相关任务所需的知识可能来自于特定职业或行业的基础，但每个人都带来独特的东西。这种独特性，包括从以前职位中获得的经验，可以为团队带来巨大价值。
为员工创造支持性环境
为了让每个人的声音都被听到，管理者应鼓励员工在工作项目或任务中随时记录和追踪任何知识。同样，员工应在认为自己做出了重大“知识贡献”时告知管理者，展示其对项目成功的影响。
将知识管理与员工体验挂钩
员工已经过度劳累和不堪重负。确实，再给他们增加一项任务可能会引起抱怨。德勤的2019年全球人力资本趋势报告建议公司专注于让工作有意义，给予员工归属感、信任和关系。德勤认为组织应超越将工作体验视为福利和奖励的思维，转而关注“工作匹配、工作设计和意义”。
部落知识可以带来其中一些价值。当员工感到他们的贡献被重视时，即使是最微小的贡献，他们也会找到意义，就像前面那位热爱工作并希望帮助打造更强大团队的工程师一样。此外，当员工发现他们的贡献帮助另一名员工更快地解决问题或做得更好时，工作会变得更有意义。
部落知识不是什么
部落知识有其边界，不包括公司知识产权，如专利、商标、版权、政府许可、商业方法论或员工的个人信息。实际上，如果所有这些信息都保存在一个地方，就会存在风险。虽然部落知识可以包括在必要时如何检索这些信息的说明，但你的知识管理平台通常不应包含这些细节。此外，要对员工进行培训，告诉他们哪些类型的信息应该或不应该包含在平台中。
建立部落知识收集体系的问题
并非一切都能顺利运行。公司应意识到建立部落知识收集和分发系统的潜在陷阱，并尽早解决这些问题。培训甚至游戏化可以帮助大家保持一致。
如果没坏，就别修
即使被告知有公司级知识库，许多员工也根本不在意。他们乐于以一贯的方式完成工作，可能觉得访问或贡献部落知识系统无关紧要或不方便。更可能的是，员工已经对现有的知识追踪和协作工具感到满意，比如Confluence或Google Docs。问题在于公司越大，使用的工具越多，一个平台上的内容可能没有存储在另一个平台上，导致瓶颈。需要一个能与已有工具集成的知识库。
明希豪森与工作安全感
有些员工喜欢掌握公司里没人知道的知识。他们乐于享受其他员工甚至客户完全依赖他们的知识和专长的感觉。因此，为什么要放弃这些知识，冒失去职业主导权的风险？这些可能是组织中最危险的员工。更糟的是，其中一些人还实践着哈佛商业评论所称的“职场明希豪森综合征”，即自己制造问题然后解决，再以英雄姿态出现获得表扬和奖励。部落知识体系有助于根除这种行为。
当员工离职时
当员工离职时——无论是自愿还是非自愿——他们会带走自己的知识。当然，公司不能要求离职员工记录下她为公司贡献的一切。为了防范这种情况，组织可以在员工任职早期就建立知识共享文化，确保关键信息在过程中被捕获。相反，当员工入职时也会发生相反的情况：他们带来自己的专业知识和过往经验，这些可以立即并定期捕获，造福整个组织。
对承包商的依赖
部落知识的另一个问题发生在员工甚至不是员工，而是承包商的场景。无论兼职还是全职，承包商可能不愿为公司级知识库贡献知识。可以依赖法律团队来确定什么是允许的；一般来说，雇佣状态不应妨碍承包商为你的知识库做出贡献。
员工会喜欢的部落知识系统特性
将静态文档转化为即时答案
构建易于导航、搜索和分享的漂亮知识门户。但更重要的是，选择一个真正AI-native的平台，例如Baklib。它不仅仅是文档管理，而是将知识管理与智能发布合二为一。
除了直观的界面，一个强大的知识管理系统还应包含以下功能。
易于使用
使用越简单，员工采用越快，并开始定期使用。选择设计简洁、可通过多种设备、平台或端点访问的系统。希望员工可以定期甚至每天访问并贡献内容。
快速
Baklib轻量化，是目前可用的最快的知识管理平台。如果访问和使用平台耗时太长，工程师、设计师、技术文档专家等就不会使用它。
为工程师构建
因为大多数公司以工程团队为核心，他们整天处理代码片段、变更日志、架构图等工具。这些部落知识需要能够在一个地方轻松访问。
与Slack集成
为什么要让人们离开他们首选的沟通平台？Baklib的Slack集成让团队可以在他们已经在的地方继续工作。如果Slack是用于聊天的同步通信媒介，Baklib则是用于知识的异步媒介——它们完美匹配。
智能
系统应具备常见的社交和协作功能，如时间和日期戳、作者标识和点赞。然而，知识可能会快速过时，确保选择一种系统，在信息接近“过期”或页面长时间未被访问或更新时发送警报。这有助于保持知识尽可能最新和相关。
用Baklib实现部落知识的高效管理
黄色便签纸将永远在办公室可见，但捕获部落知识的工具将越来越多地进入大多数组织。Baklib作为AI-native知识管理与发布平台，提供“一个知识库，多种呈现形态”的能力。你只需在一个知识库内统一管理产品知识，即可一键发布为多个不同站点：产品文档（Docs）、帮助中心（Help）、开发者门户（Developers）、内部协作Wiki（Wiki）、AI智能问答（Chat）。真正做到“改一次，所有站点同步更新”，彻底解决信息孤岛问题。
更关键的是，Baklib的AI智能检索技术基于“全文检索+LLM智能总结”模式，智能汇总知识库文档提供核验贴切的回答，能有效降低客服重复咨询量50%以上。培养知识共享文化，激励员工记录和分享，是平台成功运转的必要条件。当员工更快乐、更高效时，公司也能实现更显著的ROI。
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