作为一家制作知识库软件的公司，我们天生就偏向于良好文档的价值。

然而，许多初创公司几乎没有任何文档。这只是不是一个优先事项。

任何初创公司都不允许浪费精力，但我们每天都会浪费大量精力来复制信息和搜索对完成工作至关重要的信息。事实证明，最初看似有效的做法实际上严重阻碍了生产力。

这就像置身于一个迷宫之中，并相信有办法到达终点，而实际上，您正置身于一个无尽的迷宫之中，您将在其中永远迷失方向。

这就是没有适当文档的情况。如果没有适当的文档，就不可能扩大初创公司的规模。那么为什么公司未能记录呢？

初创公司缺乏全面文档的原因

初创公司创始人在早期阶段忽视文档的原因有很多。你可能正在做十个人的工作，并且凭感觉行事。以下是一些最常见的原因。

1.不重视文档

首先，公司缺乏文档的主要原因是他们不重视文档的价值。相反，他们的重点是似乎与产品关系更密切的部门，例如工程、产品和销售。

事实是，文档能够帮助每个部门更有效地运作。

将文档与“瀑布”开发方法联系起来

许多采用敏捷方法的初创公司将文档视为一种过时的软件生产方式。他们从字面上解释了敏捷的四个关键原则之一：工作原型胜过过多的文档。他们认为这意味着工作软件就足够了，而文档本质上被视为浪费时间。

这是瀑布软件开发时代的倒退，当时团队需要生成大量文档，包括需求和设计文档。敏捷文档仅涵盖所需的内容。

2.缺乏时间投资文档

一些初创公司确实重视文档，但总是有更多的事情要做。编写文档意味着从不断堆积的重要任务中抽出时间，即使从长远来看文档可以节省您的时间。

文档是对未来的投资，而许多创始人只有今天才有时间思考。

3.公司发展太快，无法记录

尽可能快地记录正在变化的流程似乎是浪费时间。对于需要快速发展和变化的公司来说，记录流程也显得“不灵活”。

当您编写文档时，您的团队已经继续前进。

4.尽量避免过于企业化

做任何像记录流程这样枯燥的事情都会让人觉得它正在扼杀你的文化。它可能是有机生长的，也是您的公司有兴趣保留的东西。对于开放和包容的文化来说，标准化似乎过于官方且令人窒息。

但成为文档优先的文化可以是有趣且进步的。文档意味着您喜欢团队合作和开放的文化。

5.相信代码应该是“自我文档化”

当谈到软件代码时，许多开发人员认为，如果编写得好，就永远不需要任何文档。但是代码注释（本身有价值）和告诉您有关软件更多信息的软件文档之间存在天壤之别。

有用的软件文档包括教程、安装说明和用户问题的解答。文档还应该告诉您构建该产品的原因。

6.没有人拥有文档的所有权

该公司同意需要更多文档，但没有人有权实现这一目标。建议您的支持团队应该“在业余时间”完成它，或者您可以要求开发人员在编写代码后记录功能。

您通常缺乏有效生成实现目标的质量文档的流程。

为什么你应该投资优秀的文档

“成功扩展的标志是知道何时踩刹车，以便以后可以更快地扩展。” – Bob Sutton ，斯坦福大学组织行为专家

首先， 大多数消费者都认为拥有高质量的产品内容对于以下方面至关重要：

• 良好的客户服务

• 让自己更容易解决问题

• 改善他们对产品或品牌的印象

• 让他们更有可能推荐产品或品牌

• 让他们更像会购买更多产品

以客户为中心的初创公司应该重视文档。敏捷团队天生就是以客户为中心的。

以下是文档对您的业务有价值的一些具体原因。

1.文档为您省钱

文档是有效扩展的关键部分。一方面，它减少了支持团队必须处理的电话和电子邮件的数量。一次支持电话的费用可能高达 11 美元，而自助服务支持体验只需花费几美分。

如果您可以说服更多的软件客户使用自助服务，这意味着您可以雇用更少的支持代理来处理相同数量的客户。

2.文档改善了客户教育

许多初创公司销售的产品在其行业中具有创新性，而客户可能不习惯使用“较新”的模式消费您的产品。

例如，Netflix 是视频流媒体领域的先驱，当时许多客户一直习惯于从实体店租用 DVD（哦，嘿，百视达）甚至盒式磁带。他们不明白为什么像 Netflix 这样的服务有价值。

许多客户不会立即理解新的流媒体模式以及为什么他们应该继续支付每月订阅费用。文档可以帮助教育新客户并解释产品的工作原理。

3.文档是关于对客户的投资

许多初创公司都高度重视为他们的产品吸引新客户。顾名思义，他们正在打入新市场。

与更成熟的公司和品牌不同，初创公司需要改进为客户提供的产品。研究表明，69% 的客户认为，清晰的说明表明公司关心他们以及他们使用产品的能力。

文档是增加消费者信任的有效方法。文档可以与您的社区互动以及对现有客户进行投资。

4.文档记录改善运营

标准操作程序（SOP）对于快速成长的初创企业也很重要。在内部生成信息丰富的文档可以让您更有效地进行授权，并避免陷入依赖“看门人”传播重要知识的陷阱。

SOP 使您的假设更加明确，这样您就可以决定更轻松地改进您的做事方式。它更清楚地表明你做事的方式已经变得，嗯，疯狂！

5.文档改善了新员工的入职培训

拥有全面的内部文档可以缩短入职流程，减少现场培训的需要。新员工也可以根据需要查阅手册，而不必害怕提出“愚蠢”的问题。

这本手册可以传达您文化的重要组成部分，每个人都有可以参考的资源。像 GitLab 这样的公司已经公开了他们的手册来帮助其他人。

如何更有效地确定文档的优先级

除非您在各个级别上灌输文档的价值，否则无法提高文档在公司中的地位。员工需要感到自己有权从其他任务中抽出时间来编写文档，否则您必须聘请专门的作家。

1.评估你公司的地位

您需要的文档数量应根据您作为公司所处的位置进行权衡。

一家只有几名员工的全新公司不需要大量文档。另一方面，随着您的团队开始扩大规模，并且您可能会雇用许多远程团队成员，开始以更正式的方式获取公司知识非常重要。

2. 定义您需要什么类型的文档

您需要抽出时间来定义您需要什么类型的文档以及原因。并非所有文档都是相同的。

区分可帮助您标准化流程的内部文档、旨在让开发人员的生活更轻松的软件和API 文档以及面向客户的产品文档非常重要。

您需要不同类型的作家来创作每种类型。

3.投资最重要的内容

我们认为， 最终用户文档应始终被视为最终可交付产品的重要组成部分。因此，它是最重要的投资文档类型。

工作软件和客户文档都是最小可行产品的一部分。 最终用户文档可以由支持代理、专门的技术作家或公司中的每个人制作。

4.众包你的内容

在公司的早期，通过 wiki 生成内容可能很有用，就像 Splunk 在他们的《产品就是文档》一书中谈到的那样。

Splunk 发现，当他们的公司规模较小时，与文档团队规模扩大后相比，更多的人实际上在其 wiki 中贡献了内容。如今，Splunk 拥有超过 20 名成员的文档团队，公司中几乎没有其他人为 wiki 做出贡献。

当公司成立初期的角色更加灵活时，就更容易说服团队参与文档工作。

5. 敏捷文档

采用及时记录方法。

不要绝对记录所有内容，而是确定哪些支持对话可以转化为帮助文章并根据需要记录它们。如果您担心文档不够全面，请记住知识库中排名前 5 的文章占每日总浏览量的 40%。

客户文档与敏捷方法高度兼容，因为它是将客户放在第一位。您拥有的任何技术作家都应该是 Scrum 团队的一部分。您提出的任何文档任务都应与您的代码记录在同一问题跟踪软件中。

6. 采用像代码一样的文档

软件文档最好使用与代码相同的工具和方法来生成。如果您要为目标受众工程师编写代码文档，那么最好对文档和代码使用相同的工具。

使用 JIRA 或 Git 等工具来记录文档还意味着可以更轻松地从团队中的工程师那里获得内容审查。他们可以更轻松地在他们熟悉的工具中分享反馈。

7. 向工程师展示文档的价值

当您的工程师通过经验了解到文档的价值时，他们将更有动力为文档做出贡献。文档流程可以充当质量保证，在产品发布到市场之前揭示潜在的错误。

API 和其他软件文档对于第一次学习该软件的开发人员，甚至对于回到“很久以前”完成的工作的工程师来说都非常有价值。

8.聘请技术作家

一些快速发展的初创公司没有资金投资聘请技术作家。随着团队需求的变化，预算津贴可能会波动，您对文档的需求可能会上升或下降。

聘请自由技术作家可能是一个很好的折衷方案。许多初创公司选择与经验丰富的专业人员签约来交付特定的文档项目，并且不承诺雇用另一名全职员工。

最后的评论

这并不是要生成大量文档，而是要确定您真正需要的文档类型。更多的文档并不一定与敏捷不兼容。事实上，文档对于真正敏捷的团队至关重要。

当一家初创公司重视文档时，它就会重视其员工和客户。花时间记录意味着您的公司可以更有效地扩展规模。