不推荐自己DIY知识管理系统的 5 个理由

本文探讨了为何不建议企业自行开发知识管理系统，列出了五个关键理由，包括成本、复杂性、搜索功能、内容更新及安全性等方面的挑战，强调选择成熟的SaaS解决方案的优势。

想象一下这样的场景 – 您已成功倡导您的组织实施知识管理系统。现在，您正在评估这些选项。当您评估软件即服务（SaaS）供应商的替代方案并深入比较设置的便利性、用户界面、安全性、权限、各种输入类型的功能等时，问题来了：“我们为什么要在软件即服务上花钱？我们为什么不自己创建它呢？。

可怕的“让我们 DIY 我们的知识管理系统”。

如果您处于这种情况，请深呼吸，放松并继续阅读。你不会是第一个来到这里的人。在我们的大多数 Baklib 成功案例中，系统赞助商或所有者必须清除这个障碍。好消息是 – 领导者通过提出这个问题已经接受了知识管理系统的价值。

揭穿有关实施知识管理系统的概念

让我们首先解开问题背后的假设，这些假设可能来自您的财务或业务领导团队：

企业调色板中已经有一个软件工具已购买，可用于创建知识管理系统。
IT 资源可以使用该工具来设计、实施、维护和升级系统。
自主开发的知识管理系统成本更低，而且同样有效。

根据我在多家财富 100 强公司领导洞察、营销和知识管理团队的经验，创建 DIY 系统的推动力主要来自财务组织，作为评估与供应商的重大投资的反应。

在我最近的一个角色中，我的项目团队已经做好了财务方面的准备，因为我们在前一周与 CIO 达成了预期。CIO 问道：“您是否考虑过在 SharePoint 中构建它？”我们的回答是肯定的，因为我们可以说出企业中散落的孤立的 SharePoint 和 Teams 网站拼凑在一起是无效的。他的回答同样果断而乐观。“这是正确的前进方式。设置和维护自定义 SharePoint 网站需要付出很多努力，而且我们手头紧。如果有多个 SaaS 选项可以比我们做得更好，那么让我们这样做。我们可以重新部署我们的资源来创建没有强大产品替代品的网站。

在向 CFO 和财务部门推销项目时，必须与 CIO 建立强大而主动的一致性，以建立统一战线。

5 个关键见解：为什么构建知识管理系统可能不是最好的主意

1. 知识管理系统的范围和目标可能超出了内部软件和开发团队的能力范围

考虑到手头内容的广度和深度、您想要捕获的知识、用户群的多样性以及管理谁有权查看哪些内容的需求，这是一个复杂的软件实现。时间、金钱和结果是 DIY 的诅咒：您必须在一流的知识管理系统级别构建您的系统。这样做的成本比 SaaS 高，并且实施时间要长得多。

如果没有构建知识管理系统的专业知识，您可能会低估构建所需的时间和成本，并错过通过数百次安装积累的知识的重要性。您将参与一个使用单个数据点的实验，届时您可以建立在一家已安装许多成功系统的公司的集体经验和多样性之上。

一个很好的观点是您的内部软件开发团队的机会成本：除了知识管理系统之外，您的 IT 系统专家和程序员还可以构建什么？显而易见的答案是，他们应该专注于为没有现成替代方案的问题开发解决方案。大多数公司已经存在 IT 人员配备、人员流动、项目超支和成本方面的问题。

如果您与外部公司或内部 IT 资源合作，请考虑他们的能力。如果您从 DIY 知识管理系统开始，那么您将致力于内部 IT 资源池进行设计、构建、启动，并长期进行中断、修复和升级。还要确保了解 DIY 系统的隐藏成本。

2. 知识管理系统需要的不仅仅是 OK

使用自制系统，您将为更有可能失败的项目获得更少并支付更多费用。当知识管理系统不能满足用户对易用性、搜索、内容、社区和交互性的期望时，失望的用户会忽略它们并采取破坏性行为。可能首先导致您决定实施它的行为，例如知识囤积、孤立行为和大部分隐藏的归档系统。

在 Baklib，我们的许多客户系统所有者在继承了失败或失败的内部构建程序时来找我们。对于询问 DIY 系统的高管来说，关键是不要浪费内部精力来构建一个期望很高的复杂系统。考虑一下这个见解：在内部工作失败后，您不太可能获得第二次尝试。您会将您的职业生涯押在 IT 部门构建知识管理系统的能力上吗？

3. 搜索很难正确进行，而且工具正在迅速发展

成功的知识管理系统的核心是搜索功能。在 Baklib，我们对许多实施的分析告诉我们，大约 50% 的用户互动是从搜索开始的。临时用户希望通过简单的搜索找到相关内容，而高级用户则希望能够发现深入的见解。多年来，Baklib 取代的一些自制系统是数字文件柜的版本，其中文档根据内容类别存在，可能带有额外的标签，并且只有部分文件是可搜索的。我们取代的其他系统建立在 Teams 或 Slack 等协作工具之上，专为即时通信和共享工作空间而设计，但需要更好的搜索功能、有限的跨公司访问和废弃的空间。

将此与最先进的知识管理软件进行比较，后者使用机器学习和人工智能技术，例如深度索引、音频和视频转录、基于上下文的搜索、基于用户配置文件的内容推荐和基于对话的界面。能力增长曲线很陡峭，您的自建系统能否跟上是值得怀疑的。

可用于构建 DIY 系统的搜索工具可能仅限于搜索各种文件类型，从 PDF 到音频和视频文件。不可搜索的内容在知识系统中的价值有限。在 Baklib 中，当输入音频和视频文件时，它们会被转录并深度索引。搜索将考虑视频文件中的结果，并在提及关键字时显示提示到视频该点的结果。

在阐述创建知识管理系统的原因时，请记住拥有放置知识的地方与围绕捕获、检索和交互知识而设计的系统之间的区别。档案馆不是一个知识系统。用户互动和社区是我们在成功实施中观察到的关键成功因素。

4. 知识内容就像蔬菜 – 新鲜度很重要

当心系统管理员的 busywork 陷阱。拥有最新的内容对于强化用户行为至关重要。发现 “不良内容” （例如过时的报告或错误的答案）的一次经历会让该用户在您的系统上感到不满。这就是为什么最先进的知识管理系统具有内容管理强大工具来简化内容的审查和更新、停用内容和触发内容更新工作流程的原因。让您的管理员优先建立社区和用户参与度，并保持您的团队精简。

由于您可能有多种方法来描述和分类内容，因此 DIY 系统通常面临两端问题：标记不足（很难找到相关内容）和标记过度（如此多的标记选项的管理负担会给输入内容带来麻烦，并不可避免地导致标记合规性不佳。在 Baklib，当我们与客户合作，从他们现有的自制系统输入内容时，我们已经看到了这一切的两端。Baklib 的固有优势之一是，在添加内容时，它会被深度索引扫描，并使用我们的机器学习算法自动标记。我们还鼓励客户设置内容类别和自定义标签，但管理负担很轻。同义词列表等受用户启发的功能添加到我们的搜索功能中，使您能够使用内部行话和首字母缩略词进行搜索。

5. 内部开发的系统本质上并不比 SaaS 更安全

信息安全是没有商量余地的，对信息安全的任何犹豫都会阻止潜在用户将知识输入系统。不参与 IT 安全的高管可能会错误地假设内部构建的系统本质上是安全的。与您公司的 IT 安全团队进行讨论应该可以消除这种假设，我们 Baklib 随时为您提供支持，进行关于信息安全的高度技术性讨论。

这五个见解应该会让讨论从 DIY 解决方案上转移开来。以下是供您考虑的三个额外见解：

自主开发的系统是否允许您测量系统使用情况和用户行为？Baklib 系统具有内置仪表板，可快速查看系统使用情况、主要用户和热门内容。我们还具有深入研究分析的功能，以更好地了解您的知识系统及其运作情况。谁在创建和共享内容？谁在评论和回答问题？谁是高级用户、浏览器，谁具有未使用它的访问权限？
在构建知识管理系统时，您将向谁学习？与 Baklib 合作，我们将在从决策到设计再到部署的整个旅程中与您同在，分享我们从许多成功实施中学到的最佳实践。
您会惊讶于我们设置系统的速度有多快，并且您可以快速启动并运行一个试点系统，以开始引入高级用户并根据您独特的公司需求制定计划。