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如果没有创建和共享文档的能力我们该怎么办？我们发现很难整理我们的想法并将其传达给同事和合作伙伴。

文档共享和文档创建是现代工作环境的重要组成部分。 Google 文档彻底改变了我们处理文档的方式，意味着我们不再需要保存多个版本的文件并将其附加到电子邮件中。我们的文档管理流程方法更加有条理，也更加容易。

不仅能够快速创建新文件并编辑它们很重要，员工还需要能够就这些文档进行有效协作。这使得团队能够快速工作并更快地完成项目。

您可以使用 Google 文档做什么？

您可以使用 Google Docs 进行实时文档编辑。它是一个协作平台，允许您创建文件，然后通过链接与协作者共享它们，或向共同作者发送对文档的访问权限。

您可以控制其他用户对您的文档的访问级别。您可以将它们设置为阅读、审阅、编辑或评论。您可以为其他人提供对文件的多少控制权，从而简化共享和编辑过程。

 Google 文档提供了一种存储文档和管理大量信息的便捷方式。它的主要好处是打破协作者之间的沟通障碍。

 Google 文档提供什么功能？

无代码编辑器

Google 文档编辑器不涉及任何代码，因为您使用的是所见即所得界面。您对文档所做的更改会立即反映在编辑器视图中。

书签

您可以在 Google 文档中插入书签，这样您就可以复制链接并跳转到文档的特定部分。它可以帮助人们查找内容或移动您的文件。

离线编辑

如果您启用离线编辑功能，并且使用 Google 文档离线Chrome 扩展程序，则可以离线编辑您的文档。您必须确保设备上有足够的空间来保存文件以供编辑。

轻松格式化

Google 文档提供了一个非常直观的编辑器，可让您根据自己的喜好设置文档格式。它包括所有标准选项，例如粗体、斜体、下划线、项目符号和编号列表。

谷歌探索

Google Explore 就像嵌入到 Google Docs 中的迷你版 Google。您可以搜索其他 Google 云端硬盘文件，并在网络上搜索页面和图像，这有助于您在文档中包含额外的资源。

合作

只要您共享正确的文件或文件夹，就可以轻松地与同事或客户协作处理文档。您可以提供不同级别的访问权限，并轻松从文件或文件夹中删除协作者。

版本历史

在 Google 文档中回顾文档的先前版本非常简单。您只需打开版本历史记录即可恢复以前的版本。

扩展

Google Docs 让您有机会在平台上添加扩展，例如 Lucidchart 或 Automagical 表单。您可以扩展 Google 文档的功能，同时利用其易用性。

Google 文档作为知识库的局限性

安全风险

不建议对包含敏感信息的文件使用 Google 文档，因为您的文档很容易被您的共享者泄露。 Google 文档很容易受到黑客的攻击，因此最好寻找另一种安全性更高的解决方案。

没有知识库站点，因为您需要托管提供商来链接这些文档

当您发布文档时，无法将它们托管在公开可用的知识库上。您能做的最好的事情就是共享一个包含您希望受众能够访问的所有文档的文件夹的公共链接。

没有搜索引擎可以在所有 Google 文档中进行搜索

在 Google 文档编辑器本身中，没有搜索引擎可以在所有其他 Google 文档中进行搜索。您必须进入 Google 云端硬盘才能搜索您的文件。

应用标签的限制

您无法在编写和保存文档的同时为其添加标签。相反，您必须执行“选择”该文档，然后“应用标签”的整个其他步骤。

无法像单个标签一样从下拉列表中选择多个标签。相反，您必须从头开始单独键入它们并使用逗号分隔它们。

没有可用的分析

当使用 Google 文档作为知识库时，您无法访问任何分析来告诉您受众如何使用您的内容。您不知道哪些页面最受欢迎，也不知道用户正在键入哪些搜索词来浏览您的内容。

很难在粒度级别上管理安全访问，这会变得非常麻烦

没有中央面板可以管理对文件和文件夹的安全访问。您必须更改单个文件和文件夹级别的权限，因此很难全面了解谁可以查看和编辑 Google 文档中的内容。

Google 文档能否满足您的文档需求？

如果您想建立一个文档网站，Google Docs 不足以满足您的需求。虽然它适用于基本的文档共享和管理，但在大规模生成文档时存在局限性。

例如，在展示文档时，您的选择有限。您无法拥有链接到知识库不同类别的主页，也无法概述有权访问您的内容的所有用户。

虽然 Google 文档非常适合幕后协作，但它没有为最终用户发布文档的选项。

Google 文档的 7 个最佳替代品

1. Baklib

如果您想升级 Google 文档的创作体验，那么Baklib是一个绝佳的竞争者。它提供了无与伦比的内容编辑过程，根据编辑者在文档创建过程中所处的阶段为他们分配不同的角色。

 Baklib 最好的一点是它提供了一个用于发布内容的最终文档站点，并带有一个突出的搜索栏，可以帮助用户查找内容。您可以随意定制您的知识库主页，并调出重要文章。

您可以访问分析，告诉您最受欢迎的文章是什么，并找出有关受众人口统计的信息。您还可以将您的知识库与流行的应用程序集成并扩展，从而简化您的工作流程。

优点

• Baklib 提供强大的知识库，根据您的需求可以是公共的或私有的

• 您可以获得知识库访问权限的概述，以便控制谁可以看到什么

• 您的知识库可以使用自定义颜色进行样式设置并在自定义域下共享

缺点

• 如果您想管理多个知识库，那么您必须升级您的计划

用户对 Baklib 的评价:

“真正的 360 度产品文档平台”

 Baklib 是产品文档领域的游戏规则改变者。一个非常简单但功能强大的工具，可以提供最佳服务。以下是我最喜欢的几点：

• 为您的文档门户设置自定义域。

• 智能词汇表

• 编辑器是同类中最好的，为您提供很大的灵活性

• 创建和使用可重用内容的能力使生活变得更轻松

• 能够在启用 SEO 的情况下公开您的文档，并通过单击锁定它们以防止私人使用。

• 智能栏使我们可以轻松添加任何公告。

2.Microsoft 36Microsoft 365

在文档创建方面， Microsoft 365是 Google Docs 的主要竞争对手。 Microsoft Word 允许用户在可通过桌面浏览器访问的云编辑器中编写自己的文档。大多数用户都熟悉 Word 界面及其功能区菜单，您还可以轻松地与其他协作者共享文档。共同创作可以实时进行，您还可以利用 Office 移动应用程序。

优点

• Microsoft 365 为用户提供了一种共享内容和协作功能的绝佳方式

缺点

• 该软件不提供任何发布具有SEO 属性的只读知识库的功能

用户对 Microsoft 365 的看法：

“所有文档编辑的一站式解决方案。”

我喜欢 Microsoft Word 的操作简单而有效。它的功能可以让您的工作生活变得更加轻松，从可以帮助用户避免文档错误的自动拼写检查器和语法纠正到内置模板和易于使用的格式选项。作为一名研究分析师，我发现它在报告创建中绝对必要，并且总是发现它与其他 Microsoft 产品的兼容性是宝石和救星。

来源： G2Crowd 

 3.Zoho Workdrive

 Zoho WorkDrive是供协作团队使用的在线文件管理工具。您可以使用 WorkDrive 为团队提供安全、共享的工作空间，以便他们的想法从构思到实现都有一个归宿。您可以在可实时编辑的文档上创建、协作并进行团队合作。您可以访问 Zoho Writer、Zoho Sheet 和 Zoho Show 来创作各种文档。

优点

• Zoho Workdrive 作为文档存储系统效果最佳，可让您在团队成员之间分享想法

缺点

• 无法提供由搜索引擎索引的面向公众的知识库有时实时编辑功能存在滞后，需要一点时间才能看到所做的更改

用户对 Zoho Workdrive 的评价：

“文件存储系统”

它提供了对文档共享的完全控制，您可以跟踪用户活动，还可以与非文档使用进行共享。 SSO 工具为共享文档提供了一种安全方式。它允许上传最大 25GB 的文档大小，这有助于共享大文件。为了管理具有不同部门的大型团队，文档提供了分组功能，有助于在团队之间共享文档。

来源： G2Crowd 

 4.  Evernote

 Evernote是一款笔记共享工具，使用户能够控制自己的工作、组织自己的生活并记住一切。您可以将笔记、任务和日程安排集中在一个地方来处理任何项目，并且可以轻松地与其他协作者共享。 Evernote 可以让您通过强大、灵活的搜索功能在需要时获得所需的内容。您可以通过与 Google 日历集成来让您的日程安排适合您。您的会议和笔记都有上下文，因此在混乱中不会丢失任何内容。

优点

• Evernote 非常适合创建包含您所有想法、想法和管理的个人知识库

缺点

• 与非 Evernote 用户共享笔记非常困难，这意味着您只能在平台内共享内容

用户对印象笔记的评价：

“空间很大，可以容纳很多想法，而且是一个可以看到所有想法的地方。”

我喜欢这样的感觉：我可以有大量的想法，并且每个想法都有不同的空间。我用它来寻找写作和发展我的业务的想法。我使用笔记、故事风格和绘图选项。

来源： G2Crowd 

 5.Quip

 Quip是嵌入在 Salesforce 中的实时协作文档、电子表格和聊天工具，可改变任何业务流程。 Quip 通过嵌入式文档、实时 Salesforce 数据和内置协作帮助销售团队改善业务并重新构想销售流程。文档将您团队的工作和沟通结合起来，因此您可以在一个地方完成所有工作。通过双向同步将您的销售计划链接到实时 CRM 数据，确保您始终使用最新数据。

优点

• Quip 为 Salesforce 内部工作的销售团队提供了非常好的内部知识库 

缺点

• 不适合想要为其用户提供通用知识库的非销售团队

用户对 Quip 的评价:

“与同事分享想法的最佳方法”

 Quip 使我们的团队能够创建论文和电子表格，并在我们协作开展项目时集体进行调整或修订。当我们这样做时，能够将项目从清单中划掉真是太好了，这样团队就可以监控我们的进度。我们的团队特别喜欢使用 Android 或 iOS 并获取新消息的即时通知。

来源： G2crowd 

 6.Coda

 Coda将您的所有文字、数据和团队合作整合到一份专为内部文档构建的强大文档中。它配备了一组强大的构建块，因此您可以创建团队协作所需的工具。它感觉像文档一样熟悉，像应用程序一样引人入胜，因此您的团队可以快速投入、有效协作并做出持久的决策。

优点

• Coda 非常适合内部知识，让您可以与团队的其他成员分享想法和知识

缺点

• 您需要学习 Coda 的公式语法才能将此解决方案作为知识库

用户对 Coda 的看法

“Coda 是文档和流程自动化的绝佳工具”

首先，如果您将 coda 视为公司内部文档的存放场所 – 它看起来不错。排版有效，页面看起来很棒，并且肯定会提高采用率 - 您组织的人员不会害怕使用它。第二件事是尾声给你带来的灵活性。我们移动了几个内部流程，并通过 coda 组织它们，并从现在开始依赖它们。

来源： G2Crowd 

 7.OnlyOffice文档

 OnlyOffice Docs 是 Google Docs 的替代品，它允许您随时随地创建、编辑和协作处理文档。使用此软件可以轻松编写文档、专业电子表格、引人注目的演示文稿以及可立即填写的表格、PDF 和引人入胜的电子书。您可以导出为所有流行的格式，并且它提供与 Google 文档相同的协作权限。

优点

• 您可以使用 OnlyOffice Docs 创建各种文档，这些文档可以组合起来形成任何用户可访问的知识库

缺点

• 该解决方案缺乏自定义格式，无法让您成功地为用户设计具有专业外观的知识库

用户对OnlyOffice Doc的评价:

 “在所需时间协作和编辑文档。 “

• 我喜欢能够直接在线编辑我们的文档。

• 云访问可以毫无问题地存储我们的文件。

• 它非常有效，非常适合我们的企业。

• 允许您编辑多种格式。

 Google 文档非常适合文档协作和创作，使团队能够将他们的想法变为现实并启动项目。 Google Docs 不适合为最终用户创建强大的文档 - 为此，您需要一个强大的平台，例如Baklib 。

高效的团队很快就会发现他们需要放弃 Google Docs 这样的工具，并采用更合适的知识库。 Baklib 非常适合内部知识共享以及面向客户和最终用户的面向公众的文档站点。

 Google Docs 的优点是大多数人都知道如何使用它，但 Baklib 学习起来非常直观，几分钟内即可启动并运行。不要错过集成和扩展、Markdown 编辑器和多语言功能等高级功能。