世界各地的每个组织都有一个本质上有抱负的愿景声明。愿景声明阐明了组织的信念和立场。使命宣言描述了组织存在的特征，并推动了长期业务目标。愿景和使命宣言不会随着时间的推移而改变，因为它是决策、价值观、道德，更重要的是其文化的工具性力量。

许多组织每年或两年都会进行战略规划练习以制定其业务战略。业务战略规划了组织的未来状态。一旦获得组织董事会成员的批准，业务战略就会付诸实施。该业务战略为人员战略、销售战略、营销战略等提供了基础。这些战略非常注重实现业务战略中规定的业务目标。推动业务创新的基本策略之一是文档策略。文档策略为组织如何创建和管理文档奠定了坚实的基础。

文档策略必须具有很强的业务重点，并且应该与实现业务策略中设定的业务目标保持一致。它应该清楚地阐明您的文档如何为组织提供独特的价值主张，如何帮助内部利益相关者进行日常运营，如何帮助其客户和服务交付。

为什么我们需要一个好的文档策略？

文档策略重点领域包括知识保留、产品文档、标准操作程序、服务交付流程和治理。文档策略应使内部利益相关者能够以最佳方式利用内部资源，更好地为客户服务。良好文档策略的核心业务驱动因素包括

• 客户希望自助获得产品支持；因此，产品文档对于产品增长和客户满意度至关重要

• 服务交付流程向客户提供有关组织如何开展业务的透明度，从而提高客户信任

• 内部利益相关者对“组织的内部业务流程以及最大化客户成果的协作模型有深入的了解”

• 保留组织知识；因此，它成为机构记忆的一部分。这种做法促进了知识共享的开放文化

• 使用有关产品、流程和人员的基础组织知识创建新知识，知识共享推动业务创新

文档策略应包含哪些内容？

良好的文档策略应侧重于创建高质量的文档，以帮助企业实现其业务策略。文档策略包含关键重点领域、项目利益相关者、运营模型、参与计划、项目计划、风险计划和沟通计划的列表。

例如，如果您是一家 SaaS 产品公司，您的重点可能是产品文档；捕获和记录产品功能可以帮助您的客户最大限度地提高产品的效用。记录故障排除指南将帮助您的内部客户支持团队在使用产品时出现任何问题时为您的客户提供服务。

文档策略应清楚地概述“组织文档”的当前和未来状态。通过关键绩效指标（KPI）来衡量组织是否达到了当前状态。组织中的高级领导层负责实现这些 KPI 目标，并将支持文档策略的执行。 KPI 在季度会议上报告并在整个组织内共享。

如何制定良好的文档策略？

您的文档策略中的项目列表是

1. 明确的业务目标

2. 需要与业务优先级一起执行的文档项目列表 

3. KPI 由高级领导责任定义，以衡量文档策略的成功

4. 监督执行的治理结构

5. 决策的风险计划和缓解策略

6. 推广成功案例的沟通计划

创建良好的文档策略从组织范围内的咨询过程开始。此过程可以与制定业务策略同时完成。咨询过程将导致了解业务目标和客户成果。该咨询还有助于审核组织在创建、管理和共享内容方面的能力的当前状态。经过协商后，内部“利益相关者”的目标将被映射到业务战略并确定优先级。

所确定的组织差距可以制定为多个项目。因此，文档策略执行计划包含多个可以根据业务优先级执行的项目。每个项目都有专门的项目经理。可以聘请项目经理协助领导团队监督项目。

需要建立监督文档策略执行的治理委员会的结构以及严格的职权范围。治理委员会每季度召开一次会议，审查 KPI、评估当前的文档策略风险、提供减轻这些风险的指导，并确定文档策略计划和项目的优先顺序。组织委员会应分配适当的资金并授权各自的领导团队推动文档战略的发展。

文档策略的业务目标也有清晰的文档记录。明确定义了 KPI、KPI 责任人、KPI 当前状态和目标状态。 KPI 计算中使用的所有业务术语的业务定义在整个组织内进行传达，以避免歧义。所有 KPI 的计算方法均经过明确定义，以使所有利益相关者都清楚。创建内部仪表板是为了监控这些 KPI 并衡量文档策略计划计划的进度。

沟通计划是文档策略的另一个重要组成部分，因为它将项目进度传达给所有内部利益相关者。该组织的客户还会定期收到有关该组织文档策略的更新信息。沟通计划包括将使用哪些渠道来宣传项目里程碑、成功案例、KPI 等。

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执行成功的文档策略需要考虑哪些因素？

文档审核为组织成功执行文档策略所需构建的能力类型提供了明确的方向。

•  招聘

可能需要技术文档编写者、文档团队领导、项目经理和项目经理来运行项目。确定这些角色后，请根据项目截止日期迅速启动招聘流程。

•  工具

一个好的文档创作和发布工具对于内容编写者来说是必不可少的，可以帮助他们创建、管理和共享文档。选择一个能够帮助内容编写者围绕文档生命周期开展活动的尖端知识库平台至关重要。

•  过程

结构化文档框架和工作流程有助于在生成高质量文档时实现一致性和清晰度。记录所有内部文档工作流程，并寻求项目利益相关者之间的共识，以提高流程效率。

•  参与计划

文档团队与组织各部分的互动方式对于文档策略的成功执行至关重要。记录明确的角色和职责、参与流程、治理和变革管理流程至关重要。

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最后的评论

良好的文档策略遵循驱动执行计划的良好原则。领导团队应授权项目经理并宣传文档策略计划。倡导强大的文档文化对于变革管理和加强领导承诺是必要的。建立长期强大的组织能力应该是文档策略的重点。及时的项目执行有助于赢得内部利益相关者的信任并交付客户成果。如果文档策略支持业务价值创造，那么它可以帮助组织完成其使命。