启动一个新项目是令人兴奋的。您正在竞相实施该项目，您确信该项目将对您的业务产生巨大影响。可是等等。

首先，您需要创建强大的产品需求文档，明确定义您的目标和工作范围。项目的成功在很大程度上取决于文档的完整性，文档提供了项目的方向和责任。

有了项目文档，项目中令人不快的意外就会减少。项目团队中的每个人都在同一页面上，并且对项目的性质有更深入的了解。

什么是项目文档？

从项目文档定义开始非常重要。

项目文档非常简单。它是与项目相关的所有文档的集合，其中包含核心项目规范、目标、预算、风险以及许多其他需要了解的重要主题。当团队成员想要了解项目状态、还需要完成哪些工作或客户要求时，可以查阅文档。

如果您创建项目文档，则项目具有透明度，并且每个人都按照同一个剧本进行工作。您可以跟踪项目的进展情况以及是否满足要求。如果有人对项目的前一阶段有疑问，您可以检查文档记录以获得明确的答案。

另请阅读：创建业务手册的终极指南

项目文档的好处

可能有些项目经理觉得他们没有时间投资于制作任何类型的项目文件。如果不创建大量可能会或可能不会被阅读的文档，就很难启动一个项目。

我们在这里告诉您项目文档有很多好处。

保持项目任务和进度可追溯

当您拥有完整的项目管理文档时，每个团队成员的角色和职责都会被明确定义。项目任务和进度是可追踪的，因为您知道谁应该在截止日期前完成哪些工作。这意味着您可以更有效地跟踪项目并了解您是否达到目标。

改善利益相关者和团队之间的沟通

项目文档使您对项目的假设变得明确。利益相关者可以了解项目涉及什么、需要花费多少以及需要多长时间。与项目相关的任何信息都可以随时获取，从而可以进行清晰的沟通。项目的变更会立即传达，以便利益相关者始终了解项目的最新状态。

事先描述方法和技术

当您定义项目文档时，您可以预先概述将要使用的方法和技术，这将使项目更加成功。记录你的方法意味着每个人都可以遵循并且他们知道会发生什么，因为你的项目更加一致。

更准确地定义和分配职责

项目文档使您能够清楚地说明谁被分配了哪些任务以及最终负责哪些可交付成果。当有人想询问有关项目的问题时，他们可以很容易地看到谁在负责相关方面，员工也可以减少重复工作的时间。任务不会被遗漏，因为每个人都知道谁应该交付什么。

提高交付成果和成功率

如果您的团队知道可交付成果是什么，那么他们更有可能实现目标。他们可以不断地查阅文档来找出项目的目标并确保项目步入正轨。可交付成果具有里程碑和时间表，以确保团队负起责任并能够成功完成项目。

提高生产力

当团队能够访问最新的项目文档时，他们的工作效率会更高。他们知道自己的工作范围之内和之外的内容，并且能够更好地满足项目团队的要求。他们知道哪些任务是最高优先级的，并且更能够平衡他们的工作量。由于每个人都在全力工作并了解自己在流程中的角色，因此项目可以更快地完成。

降低丢失信息的风险

记录您的项目意味着您丢失以后可能有价值的信息的可能性要小得多。由于每个人都依靠口头沟通来完成工作，因此很容易忘记会议中所说的内容，并且项目会变得混乱。当您以后想要回顾一个项目并从中学习时，您可以对所发生的事情进行书面记录。

项目文件的类型

项目章程

项目章程是项目文档的基石，用于传达项目范围。它概述了项目的目标、参与项目的利益相关者以及谁将负责什么。项目章程是在项目生命周期开始时创建的，并随着项目的展开不断被引用。

工作说明书 (SOW)

工作说明书比项目章程更详细，它包含项目的规范。工作说明书详细说明了项目的可交付成果、时间表和预算，并且可以在公司和客户之间交换，作为要进行的工作的非正式合同。

项目时间表文档

记录您的程序，不留任何错误的余地！

需求文档

需求文档清楚地解释了项目的最终结果会做什么或不会做什么。产品具有特定的用途，必须达到特定的目的，以满足特定用户群的需求。

利益相关者沟通

利益相关者沟通概述了与项目团队在项目生命周期中如何与利益相关者沟通相关的程序。它详细地解释了沟通将如何发生，从沟通的渠道到沟通的频率。

更换管理层

当需要对初始项目计划进行更改时，应要求更改并记录在更改管理日志中。这会跟踪项目的所有更改，并包括请求更改的原因以及负责请求更改的人员。

风险分析和文档

在风险分析中，您应该将项目的所有潜在风险及其发生的可能性作为风险管理计划的一部分，以及您将采取哪些措施来预防这些风险。

问题记录

问题日志是帮助您在项目问题出现时掌握最新情况并了解它们对项目的影响的列表。您记录问题发生的时间、问题的描述以及所需的操作和执行人。

如何创建项目文档？

我们将向您介绍如何通过六个简单步骤制作项目文档。

第 1 步：收集中央存储库中的所有需求和相关内容

首先，您的项目文档需要收集在团队成员和其他利益相关者可以轻松访问的地方。您可能会从遍布各处的文档（电子邮件链、Word 文档、Slack 消息、PDF 文件等）开始项目文档流程。将所有文档放入一个集中存储库至关重要，该存储库将作为单一事实来源，员工可以在有问题时进行检查。

第 2 步：描述项目的流程和阶段

接下来，请确保详细描述项目管理流程和项目阶段。项目管理过程的不同阶段都需要不同类型的文件，从计划到执行再到完成。例如，您的项目章程将在项目开始时编写，而问题日志将在整个项目生命周期中创建和更新。

第3步：按阶段和主题组织信息

创建项目文档后，请使用项目文档工具将信息组织为阶段和主题。不同类型的文档（例如项目状态更新和项目章程）属于不同的部分，具体取决于它们处于项目规划过程的哪个阶段。

第 4 步：与您的团队协作进行审核

您的项目文档应该是团队的成果。即使您是负责创建整个项目文档的项目经理，您也可以从团队对有助于改进文档的审核所做的贡献中受益。他们可以告诉您不清楚的内容、项目文档中缺少的内容以及过时的内容。不正确的文档可能会损害项目的可信度并使团队成员感到困惑，因此审查至关重要。

第5步：发布文档，添加标签和索引

一旦您的项目文档达到了良好的标准，请将其发布到文档门户中，并确保添加标签并通过搜索对其建立索引。您的文档应该易于任何搜索者找到，并且您的文档应该显示相关文章，以便更好地发现内容。

第6步：维护文档并更新

这是如何准备项目文档的最后一步。您的项目文档是一个有生命的实体，必须不断更新和维护以获得全面性和新鲜度。为每项工作留出一个小时来浏览您的文档并确定可以从修订中受益的文档。更新某些文档，例如问题日志或变更管理日志。

另请阅读：外部文档：最佳实践、提示和示例

编写项目文档的最佳实践

定义项目范围

您必须清楚地列出项目的条款，定义项目范围内的内容和项目范围之外的内容。这可以防止范围蔓延，并确保每个人都知道项目涉及什么以及成功是什么样的。如果你不断地在范围中添加要做的事情，一个项目就可以永远持续下去。

项目计划文件范围示例

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建立一个团队（贡献者、审稿人、编辑或出版商）

将团队聚集在一起，就您的项目文档进行协作。您的团队必须由贡献者、评论者、编辑和出版商组成，以便他们能够在您的内容的整个生命周期中提供支持。每个人在完成文档并确保其创建达到最高标准方面都扮演着不同的角色。

确定主题和子主题

确定可以将项目文档有效地划分为主题和子主题的所有领域。为您想要创建的所有文档制定一个计划，并系统地逐个主题地工作。您的文档应该以系统化的方式清晰地组织，以便任何人都可以浏览您的内容以找到他们需要的内容。

具体说明预期结果

您必须清楚地解释您希望通过项目实现什么目标，以便您的团队知道您的项目何时成功。具体规划预期结果以及您认为何时能够实现的结果，并对完成进行明确的定义。用尽可能最具描述性的术语阐明最终产品，并使所有相关人员都清楚。

记录技术参数和环境要求

如果您正在从事技术项目，那么您将需要记录技术参数和环境要求。确保每个人都知道执行项目所需的规范和技术。真正详细地了解需求，这样任何人都不会怀疑项目的依赖关系。

撰写项目可交付成果

在定义完成后，真正清楚项目结束时将交付什么。这可能是一个新的移动应用程序或一个新的社区中心。无论您的交付成果是什么，都要清楚它是什么以及构建它后它将如何为公司带来好处。您的项目将产生哪些实际成果？您如何知道项目何时交付？

评估质量、范围、风险、培训和成本

记录项目时，评估：

• 质量——您将如何确保项目成果的质量？

• 范围——项目边界中包含哪些内容，不包含哪些内容？

• 风险——与您的项目相关的自然风险是什么？您将如何应对这些风险？

• 培训——需要哪些培训来培养完成项目所需的技能？

• 成本——项目成本是多少以及预算是多少？

使用版本历史记录刷新和更新文档

使用文档工具，您可以存储每个文档的版本历史记录，以便您可以在需要时查阅。定期更新项目文档有时可能需要恢复到以前的版本，因为您可能需要提醒自己项目的历史记录

选择正确的项目文档软件

如果您正在参与项目的文档编制，则需要拥有合适的工具来存储文档并与团队共享它们。项目文档的一个不错选择是公司知识库，它由贡献者团队集中管理。

Baklib就是这样的工具之一，它将使用其时尚直观的界面帮助您启动和运行项目文档。您可以使用所见即所得或降价编辑器以及类别管理器将您的内容组织到主题中。简单的拖放式用户界面使您只需单击几下即可重新排列类别。

您可以为员工或客户构建一个需要登录的私人知识库，以便您的文档始终安全。利用Baklib 与流行应用程序的集成和扩展，以便您可以扩展知识库的功能。

使用 Baklib，您可以查看多个文章版本之间的版本历史记录或回滚到之前的版本。您不必担心自动源代码控制会意外覆盖内容。

总结

现在很明显，如果您是项目经理，您的项目迫切需要文档来为您的团队带来清晰度和组织性。如果您正在运行一个小型项目，则不需要太多文档，否则您可能会发现您的团队因文档而不堪重负。较大的项目自然需要更多的文档，因为它们更复杂并且涉及更多的移动部件。

无论您的项目文档需要什么，请确保使用 Baklib 这样的工具，它将帮助您创建文档并与团队共享。您可以将所有文档保存在一个集中位置，团队成员可以利用强大的搜索功能来查找他们需要的内容。