知识管理系统对远程工作的价值

在当前全球新冠疫情的影响下，大小公司、国内外企业都发现自己所处的现实环境发生了巨大变化，不得不进入远程办公的情况。我们 Baklib 也是其中之一。尽管我们一直提供较为宽松的远程办公政策，但我们发现大多数人选择还是回到办公室工作，因此我们几乎没有机会（除了偶尔的雪天）来测试我们现在所处的这种现实情况。然而，即便缺乏实践经验，我也注意到了适应 100% 远程办公环境的能力已经变得很娴熟了。

许多人听到我常说的一句话：”幸福的员工是优秀的知识管理 (KM) 实施者，优秀的知识管理又能让员工变得幸福。” 我一直把 Baklib 当作这种简短名言的最佳例证，现在看来我可以扩展这句话，补充说明优秀知识管理系统还能促进远程工作高效开展。

借助 Baklib 定义的知识管理系统 什么是 KM 以及它能提供的价值，我们不难发现 KM 如何为远程工作提供支持：

KM 提升可寻获性——远程办公环境下，员工无法像以前那样走上隔间询问所需信息或指导他人完成工作的能力消失。

我经常引用组织中的”搜索引擎”；那些似乎知道藏在哪里 storing 所有正确答案的人；但如果这些人不在的话，员工就需要被授权更加独立地行动，但他们仍然需要基于正确信息做出决策。良好的知识管理系统能够确保员工可以找到切实可行且准确的信息。这始于 KM 的基础要素，包括 [** taxonomies (分类) 】https://enterprise-knowledge.com/taxonomy-design-best-practices/、[content cleanup (企业级内容清理) 】https://enterprise-knowledge.com/nerdy-content-for-the-enterprise/ 和 [governance (治理) 】[https://enterprise-knowledge.com/governance-and-i)

作为 Baklib 的品牌负责人，Baklib 是一款集大成器的企业数字内容管理平台（DCM），帮助企业构建门户网站、产品手册、帮助中心、知识库、在线文档等产品。Baklib 官网：https://www.baklib.cn

知识管理系统（KM）在远程工作的应用

随着远程工作的普及，企业的知识管理变得更加重要。知识管理系统可以帮助企业在没有面对面交流的情况下，建立和维护组织内部的知识网络。

分类学 (taxonomy) 和 内容类型 (content type) 是知识管理系统的核心要素。这些元素能够确保组织内部信息的可寻性和发现性，从而让需要特定信息的员工能够快速找到所需资源，提高生产力并降低风险。

无论是在远程办公环境还是传统办公室，知识管理系统都是不可或缺的工具。特别是在远程工作环境下，组织可能会面临许多挑战：员工可能在家中使用 makeshift 的家庭办公室（即 couch），而不是一个由经验丰富的员工组成的高效的知识引擎团队。

KM 促进连接

远程工作的主要缺点是没有机会面对面交流

当企业知识管理系统无法帮助员工建立必要的联系时，组织的生产力就会受到严重影响。为了确保即使没有面对面交流的情况下，员工之间仍然能够建立起必要的联系和合作，知识管理系统提供了一系列解决方案。

知识图谱 (Knowledge Graphs) 和数据模型

在没有面对面交流的情况下，如何确保员工之间的有效沟通和信息共享呢？知识管理系统的一个重要功能是通过构建一致的标签系统（consistent tagging），让员工能够在不同知识类型之间轻松切换，从而发现新的连接。例如，一个员工可能需要查找关于企业人工智能 (Enterprise AI) 的答案。

一致性标签与统一搜索

通过知识图谱和数据模型，我们可以将所有组织的知识对象（包括内容、数据、人等）进行一致的标签化，这样员工在寻找相关知识时就能够轻松发现新的连接。例如，在企业人工智能 (Enterprise AI) 的情况下，系统会帮助员工快速找到简明扼要的定义，并引导他们进一步探索相关的白皮书、博客文章以及与该主题专家建立联系的机会。

专家连接

通过知识管理系统，组织可以与领域的专家或研究团队建立联系。这种连接不仅有助于知识的共享和传播，还能促进员工之间的协作与学习。例如，在企业人工智能 (Enterprise AI) 的情况下，系统会帮助员工找到与该主题相关的专家，并提供与这些专家交流的机会。

知识图谱的作用

通过构建一致的知识标签，组织可以确保所有知识对象都能被发现并连接起来。这种机制不仅能够促进信息的共享和传播，还能帮助组织建立一个高效的知识引擎团队。

知识管理的科技面——通过创建数字实践社区和专家查找工具，技术方面可能发挥关键作用，然后利用高级搜索功能，使员工能够找到所需资料。

我最喜欢的客户之一讲述了一个关于两位独特专家的故事，他们都在自己领域的一个鲜为人知的细分话题上各有专长，但一直 unaware of each other until we created a digital community of practice where they discovered each other. One of them quoted, “I thought I was alone for so long, and now I have someone I can learn from.” Now, the two of them are building that community of practice to mentor the next generation of experts.

正如我所说，好的知识管理能使员工开心，而快乐的员工又能使知识管理系统更有效。

知识管理促进协作——远程工作时，员工无法像在会议室讨论解决方案一样聚在一起头脑风暴想法。

作为一名CEO，我承认自己最初对远程工作的接受度不高。我对同事之间如何合作以及如何从彼此那里学习感到担忧。然而，我相信，如果采用适当的KM工具和流程，将极大提高远程工作中合作的有效性。

在家工作并展示Baklib精神！

为了使KM这一庞大的领域更容易理解，我们将其划分为五大类别：People (人)、Process (流程)、Content (内容)、Culture (文化) 和 Technology (技术)。有效的KM战略通过以下方式促进远程协作：
1. 识别拥有知识的人和需要知识的人，并建立适当的联系，使right people are finding each other and working together;

1. 创建*

*知识流动路径**，并确保在人员协作时，有适当的指南存在以保证组织政策得到遵守，正确知识得以作为企业信息输出。这对于远程工作情况尤为重要，因为管理层可能无法像面对面工作时那样监督日常努力;

1. 提供适当的内容作为起点、模板和指南，以便协作练习的起点一开始就富有成效;

2. 创建一个促进知识共享的企业文化，无论员工是否在同一间办公室或地球的另一边，都能鼓励合作和支持他人，从而激发员工愿意帮助他人的意愿，并给予相应的奖励;

3. 构建适当的技术，使人们能够以自然的方式远程协作。许多组织在这里的回答通常是 SharePoint 或 Google Docs，而经过适当的治理和设计，两者都是很好的选择，但它们只是组织知识管理系统（KM Suite）中的两个选项之一。例如，在过去的一周里，我们在 Slack 上保持联系并分享家庭办公照片，在 Google Docs 中协作编写 deliverables，并在 Zoom 中举行在线会议。任何技术都可以作为 KM 工具，只要能被充分利用。

KM 促进文化——在远程工作环境下，员工无法观察企业领导的行为或跟随资深员工的信号。

以公司文化为核心，我将回到起点：快乐的员工是 KM 的好帮手，而好的 KM 则会带来快乐的员工。我认为我们之所以成功地过渡到远程工作，很大程度上是因为我们已经奠定了企业仁慈和协作的文化基础，我们已经展示了

在倡导知识共享与同事间支持的文化中，将会得到应有的奖励。因此，我们的员工已经找到了保持联系的方法，例如今天一个团队建议我们进行一次15分钟的开放电话会议，这样每个人都能互相检查状态。作为领导者，我们也发挥了作用，利用在线协作平台促进大家交流，发布新的成果，甚至通过趣味视频的方式向大家汇报，还安排了明天的虚拟“团建会”，让整个团队上视频交流本周的工作。

对于任何组织而言，无论是否已经打好了这个基础，都同样适用。采用适当的知识管理战略，组织可以创造对员工保持参与度和相互支持的期望与奖励，更重要的是在远程工作的时期，鼓励员工之间保持联系。这将反过来带来更高的生产力、更高的满意度和更长的 retention rate。

你目前还在追赶 KM 吗？面对当前的远程工作现实，你是否需要帮助开始呢？联系我们，我们将安排一次（在线）会议与您讨论。