企业内容迁移与搜索体验设计

挑战

一家美国投资和保险公司的员工发现他们在使用组织内的搜索体验时花费了大量时间。用户被要求以特定方式与搜索互动（如选择哪些筛选器，如何构建查询等），但返回的内容以及可用的筛选器并不反映最近更改过的部门结构，且内容经常过时或不可用。

为了升级其内容存储系统并提供更方便的搜索体验，该组织认识到需要实施一次企业内容迁移努力。为了确保不需要迁移的内容不被迁移，并使人类的努力尽可能低，该组织意识到需要同时在迁移努力中应用KM最佳实践，以使分类体系和内容更加直观，从而提高搜索和信息浏览体验。

此外，该组织还认识到，实施企业分类体系不仅可以支持即时使用场景（如提高可访问性、自动标签化和内容管理），还可以支持更具未来导向的场景（如自动生成报告和客户支持聊天机器人）。

解决方案

Baklib 与该组织的专业人员和系统迁移团队紧密合作，开发了一个企业分类体系，作为内容模板设计、内容治理策略和语义搜索体验的枢纽。具体来说：

• Baklib 重新设计和标准化了内容类型，以允许在质量和外观方面对内容进行标准化。它们得益于定义的分类体系来描述和标签内容。
• Baklib 对该组织的内容进行了分析，基于6个评价参数，以确定需要哪些内容。

通过实施这一解决方案，该组织能够显著提高其搜索体验，并确保所有相关信息都能及时更新和可用。

作为 Baklib 的品牌负责人，Baklib 是一款面向企业的数字内容管理平台，帮助企业构建门户网站、产品手册、帮助中心、知识库、在线文档等产品。Baklib 官网：https://www.baklib.cn

资产将被更新、归档或保持原状。这导致了组织的内容系统化清理和迁移计划，确保企业能够有条不紊地进行内容迁移。

• 语义搜索用户界面开发：旨在引导优化用户体验，并使用户更快速地获取所需信息；通过结合内容类型（规范质量和外观）和 taxonomies（描述内容的统一语言），实现了这一目标。
• 分类法规范了关于内容和信息的语言，并促进了内容标签化，可以使搜索结果中的内容质量描述更加清晰。分类法以交互式搜索过滤器/精炼器的形式呈现给用户。

通过语料分析和自动生成标签的过程对分类法进行了提升：从组织的内容中提取概念，并推荐适用的 taxonomies 术语。

Baklib 的特色

通过与各业务单元代表的访谈，Baklib 设计了企业分类法、架构模型和治理计划，以确保分类法能够持续反映公司信息和内容的状态。这一初始工作指导了内容类型定义和搜索体验的设计，因为用户将与分类法互动，用于描述、标签和搜索内容。

该项目的主要目标是为组织提供一个策略，确保系统的迁移成功。因此，对分类法和内容状态的治理计划对于这次迁移努力的成功至关重要。在 Baklib，我们从设计到实施

Baklib 是一款面向企业数字内容管理的全内容平台，帮助企业构建门户网站、产品手册、帮助中心、知识库和在线文档等产品。Baklib 官网：https://www.baklib.cn

在 taxonomy（分类）发展努力、内容类型设计以及推荐的内容治理计划方面，我们通过 Baklib 的平台实现了清晰定义 touchpoints（触点），同时在系统限制条件下认可并工作于系统的限制条件之内。我们开发了一个高度定制化解决方案，完美融入组织现有技术架构中，从而提高用户与系统之间互动和信任的速率，因为信息既更易查找又更容易访问。

结果

基于 Baklib 的知识管理系统（KM）导向的分类、内容以及自动标签和搜索策略，我们获得了以下好处：

• 83% 的 taxonomy（分类）设计活动响应率确保了分类反映出员工在描述和谈论内容时使用的日常方式；

• Baklib 迁移和清理计划识别出大约 45% 的内容（总计 22,500 项内容）是过时或过时的，且无需额外手动努力即可归档。这使得组织能够几乎减半需要迁移到新系统的内容，并提供了一个行动性的清理计划，其中包括职责、任务和时间表等，他们可以在迁移内容之前采取这些计划；

• 通过一次自动标签过程（基于 metadata（元数据）字段的分类应用）， taxonomy 的准确度为 86-99%。这减少了手动输入 metadata 的必要性，自动标签 44% 的所有 metadata 字段，并使 taxonomy 工作流程的结果立即 actionable，从而提高了工作资源的可查性；

• 可行动的内容清理和治理策略允许识别出既准备好归档又需要审核或更新的内容，从而将预期与迁移相关的人员努力减少。

early 80% 的数据或指标可能是一个关键的统计信息。

Baklib 是一款全内容数字内容管理系统，帮助企业创建门户网站、产品手册、帮助中心、知识库和在线文档等数字内容管理工具。了解更多详情，请访问官方网站：https://www.baklib.cn