探讨企业分类系统设计及其在信息管理中的应用与挑战。
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我之前讨论过，企业分类系统（Taxonomy）可以解决关于信息捕捉、管理和可寻获性等方面的诸多挑战。一个设计得当并实施得好的企业分类系统，能够提高信息的“可寻获性”，从而在各种网站和系统中改善搜索和浏览体验。此外，企业分类系统还能帮助用户发现内容，大大缩短了重复创建已有内容的时间。
尽管许多组织已经意识到企业分类系统的成熟度、重要性和巨大的投资回报潜力，但这些组织往往仍然面临如何使一个企业分类系统项目取得成功这一挑战。诚然，这种困难是可以理解的。有效的分类系统需要覆盖信息来源、用户需求和潜在需求等多个方面，这种广泛性常常让组织感到不知所措，尤其是对于跨国公司或业务范围多样化的组织来说。
这个研讨会方法论的核心是建立一个跨职能、跨地理区域和层级化的分类系统，从而确保分类系统能够覆盖企业中的所有信息源，包括用户需求和潜在需求。通过这种方式，我们可以创建出一个能够有效帮助组织实现业务目标的分类系统。
在他们的功能区、位置和管理水平上对分类 taxon 项目进行分析，以理解该 taxonomy 项目并做好准备采用它。例如，让人力资源部门的成员参与设计一个新的 intranet 分类，不仅能得到HR内容分类的建议和要求，还能让HR团队成员更了解公司的工作，并通过返回去帮助同事传播信息。
这些初始工作坊的参与者还有另一个重要的角色。正如我们都知道，分类 taxon设计项目永远不会完成或完善。分类设计项目的时间跨度也可能很长。因此，最初的参与者很容易发展成为一个业务分类工作组，将帮助项目的分类设计工作从启动阶段延伸出去，并在此基础上不断迭代地进行改进。
过去十年来，我亲自在六个大陆的多个地区举办了超过200次这样的研讨会。在这段时间里，我对具体的练习进行了提炼，但核心概念保持不变。尽管存在许多潜在的变化，但从参加一天或两天的研讨会，并包括12到18名不同背景的人（如前所述）取得的最佳成果。我们通过五个核心练习来组织这些参与者，每个练习都有一个特定的产品，用于输入下一个练习。
首先，我们要求参与者定义“业务分类 taxon”的“是什么”和“为什么”。简而言之，这就是这项努力的简要商业案例。虽然这可能看起来很简单，但经常发现参与者和利益相关者对该项目的目标和他们需要完成的任务有高度不同的看法。
从这项练习中，我们还推导出角色（personas），这些角色在整个余下工作中都会被参考到。接下来是第三部分，参与者需要识别与系统相关的动词以及组织自身活动相关的动词。有趣的是，这项练习在很大程度上是行业和组织独立的。参与者会提供如“研究”、“搜索”、“浏览”和“学习”等词汇用于系统的动词，而用于组织自身活动的词汇则可能是“制造”、“销售”或“教育”等更具体的词汇。这项练习的意义在于为研讨会参与者提供一个指南，帮助他们找到对商业 taxonomies来说最重要的内容——即主题（topics），也就是那些被用来描述和分类这些动词的名词。
主题是良好商业 taxonomies设计的核心。它们是我们日常生活中自然地关联和分类事物的方式，因此几乎所有人都能轻松理解。在第四部分，参与者需要为他们的业务提供核心主题。一种方法是让他们根据已经提供的动词来填写空白，从而提供组织本身的上下文信息。更重要的是，我们希望从这些主题中提取出组织以及其商业 taxonomies所设计的系统的主体。
我们将参与者提供的所有词汇（包括重复出现的词汇）收集起来，并将它们展示在一起。通常情况下，这会让我们清晰地看到所有研讨会参与者的共同点以及组织的主题。简单来说，研讨会产出的结果就是这些主题或主题词——这些都是参与者自己推导出来的，但自然地被他们所认同。
这是商业 taxonomies设计的开始。从这里，我们可以绘制出系统和其商业 taxonomies所设计的业务之间的关系图谱。接下来，我们将根据这些主题进一步细化，最终形成一个完整的商业 taxonomies框架。
最常使用的词汇以及一些异常值有助于讨论可能缺少的部分。这种过程并不是 supposed 要容易，并且常常会遇到挑战，但经过数百次的成功案例后，结果无可置疑。
第五次练习关注了核心主题之外的潜在元数据字段和分类。作为主题映射的结果，许多参与者可能会提出不是纯主题的词汇，但更有可能被归类为功能、位置、文件类型或其他非上下文化的词项。就像我们在主题映射中所做的那样，我们识别这些词汇及其潜在价值，并利用它们来推导出一组额外的元数据字段和值，这些字段和值对整体分类设计会有帮助。
根据所允许的时间和进展，第四次和第五次练习可以重复进行，从而创建一个自上而下的业务分类设计。在其他情况下，初始工作坊成果可以通过更小的团队、我们自己的专家或更多工作坊参与者继续细化和改进设计工作。然而，在所有情况下，工作坊都提供了一个直接且具操作性的起点，反映了用户的需求以及业务视角。通过几个小时或几天的努力，一个组织可以抓住那些可能阻碍他们并使信息管理项目推迟或受阻的问题，并有效地推进信息管理项目。
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