当员工有问题时，你是否让答案很容易找到，还是让他们摸不着头脑？您的组织中的知识管理是否正确，或者您是否依赖员工相互共享隐性知识或可能重复冗余工作？

如今，大多数组织都充满了知识工作者。也就是说，他们依赖知识的可用性和准确性来履行其工作职责。当员工脱离有形产品时，集体思维的质量决定了组织的成败。

这意味着您需要一个知识管理系统来帮助您在整个公司组织和共享这些知识。如果没有集中的知识库，员工将不得不搜索不同的来源来寻找重要的答案，从而浪费时间和资源。

什么是知识管理？

知识管理是任何组织内知识的存储、组织、管理和共享。知识管理依赖于人员、流程和技术来取得成功，并且通常是决定企业兴旺或失败的因素。

知识管理系统用于让员工通过搜索或发现来访问重要信息。这些系统由负责这些知识质量的集中团队启动和维护。

知识管理可能会从将知识存储在一组 Google Drive 文件夹中开始，但必须很快发展到利用专业的知识管理系统。 KMS 提供员工快速搜索和检索知识所需的所有功能，而无需求助于同事。

知识管理在组织中的重要性

知识工作者依靠最新、准确的知识来正确地完成工作。问题是，知识是一种不断变化的资产，因此公司很难识别他们知道什么和不知道什么。

正如知识专家彼得·德鲁克曾经说过的那样：“知识不同于所有其他资源。它不断地使自己过时，以致今天的先进知识就是明天的无知。重要的知识会发生快速而突然的变化。”

知识管理是永久管理这些知识的过程，使其成为对员工有用的资源。知识管理系统可以定期适应变化，并以最适合员工的格式为他们提供知识。

借助正确的知识管理资源，员工将提高工作效率，并与团队其他成员更有效地协作。他们将节省搜索信息的时间，并有权分享自己的知识，帮助职业发展。

知识管理的主要好处是：

• 员工有权实现自己的目标，从而减少资源和时间的浪费

• 当关键员工离开组织并带走时，会丢失不太重要的知识

• 员工能够获得完成工作所需的知识，从而做出更好的决策

• 与在知识转移和保存方面落后的竞争对手相比，企业的运营具有显着的竞争优势

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实施知识管理的 7 个主要挑战

尽管有这些好处，但组织在组织中实施知识管理时仍面临障碍。知识管理提出了许多挑战。我们将在本节中介绍一些最常见的内容。

技术过时

您的员工可能有自己的系统和方法来在组织内查找知识。不幸的是，这些解决方案可能非常过时并且不适合现代知识管理系统。您可能正在使用笨重的搜索功能，或者正在努力处理分布在许多存储库中的知识。

当员工忙于处理遗留系统时，成功的知识共享几乎是不可能的。该技术不适合需要以闪电般的速度获取知识以保持竞争力的敏捷现代组织。

员工短缺

有时，组织会因员工缺乏对其知识共享工作的贡献而受到困扰。如果员工不花时间记录他们的知识，那么任何知识管理计划都会失败。当员工从事其他任务时，他们不会意识到为未来投资知识的重要性。

许多团队正在应对那些不优先考虑知识共享的员工，因为知识共享尚未融入他们的文化或受到奖励的激励。由于没有一个系统来规范知识的创建和分配，因此员工将所有这些都记在脑子里，并且在提出问题时感到恐慌。

时间不够

与员工不相容的优先事项密切相关的是他们认为缺乏时间创造知识。当然，填充知识管理系统需要员工从繁忙的工作中抽出时间来首先存储这些知识以供以后使用。

当项目截止日期临近时，没有员工会因为没有足够的时间而停下来记录他们的知识。其他任务被列为更重要的任务，而 KMS 由于没有人使用它而陷入困境。

管理层承诺失败

知识管理计划实施之前，必须得到高级管理层的支持。不幸的是，管理层在采用新技术方面往往进展缓慢，当员工没有看到正确的行为模型时，他们就会效仿已经树立的榜样。

当管理者不分享知识时，员工也会囤积他们的知识，并相信这是正确的做法。高层领导负责嵌入知识共享文化，但他们可能认为知识与他们的角色或部门无关。

组织变革的阻力

正如我们之前提到的，员工可能已经采用了自己的知识共享技术和系统，无论它们可能不适合真正的知识管理。由于组织变革存在阻力，说服员工采用新方法可能很困难，而且他们以前可能见过类似的举措失败。

通常感觉需要付出更多的努力来改变一种新的做事方式，而不是坚持现有的行为模式，无论多么笨拙。如果员工认为他们的方法已经奏效，他们就会对新知识管理系统的价值表示怀疑。

信息来源不可信

您可能已经有了一个知识管理系统，但员工将其视为不可信的信息来源。也许这些知识不准确或过时，当员工做出关键任务的业务决策时，这往往弊大于利。

如果信息没有用，那么将导致 KMS 的采用完全失败。员工会经常通过最简单、最可靠的途径获取知识，在这种情况下，这是他们同事的想法。不可靠的 KMS 比没有更糟糕。

无法访问的信息

您的信息可能都在那里，但员工无法访问这些信息。这可能是因为它的布局不直观，或者搜索功能不够强大。不言而喻，当员工无法访问信息时，他们就会停止使用您的知识管理系统，转而求助于他们的同事。

当您使用 Google Drive 等工具时，这可能是一个特殊的问题，因为您拥有的文档越多，搜索就会变得越困难，并且更难以过滤结果。当你缺乏智能搜索系统时，你的知识就会变得难以理解。

克服挑战的有效方法

组织可以遵循具体步骤来帮助他们克服知识管理战略固有的常见知识挑战。在本节中，我们将探讨组织可以解决这些问题并在知识管理方面取得成功的七种方法。

设定明确的目标

当您确切地知道自己想要实现什么时，知识管理就会变得更加现实。也许您的目标是提高组织内的生产力或减少冗余工作。实施知识管理策略必须值得付出努力才能使您的计划落地，否则注定会失败。

您的目标还必须是可实现的，并激励您的员工采用您的新系统，向他们展示如果他们遵循您的计划将获得的收益。在某种程度上，员工应该知道现有的系统不起作用，这将使他们愿意采用新的目标。

准备你的团队

知识管理始终是团队的努力。没有一个人会对您的 KMS 的成功负责，因为您必须组建一个团队来贡献、更新和传播知识。这需要具有明确角色和职责的团队成员 - 例如，您可能有一组内容审阅者。

建立一支能够启动和维护知识管理策略的团队对于问责制非常重要。他们不仅负责知识的创造，而且还将为您的计划成功所需的文化变革建模。

选择您的程序

知识管理需要一个存储和共享知识的程序。您需要让您的员工知道他们如何提交贡献以及如何标记文章以供审阅。您需要管理所有知识相关活动的端到端流程，以便将知识管理嵌入您的组织中。

记录您的程序可能有助于确保所有团队都遵守各个步骤。每家公司的知识管理都会有所不同，您雇用的每个人都需要接受知识管理如何运作的教育。

让您的团队的事情变得简单

如果变革比他们已经习惯的更复杂，你的团队将不会采用变革。如果现有的知识流更容易使用，您的团队将陷入困境并抵制变革。强大而简单的知识管理系统是鼓励您的团队采用新的知识共享方式的解决方案。

简单并不意味着基本。您的系统应该易于使用，同时足够灵活以适应不同的工作方式。技术应该根据团队的需求进行自我塑造，而不是相反。

促进知识共享文化

组织中的高级领导者和知识拥护者可以促进知识共享文化。当员工看到有影响力的领导者所体现的正确行为时，他们更有可能效仿。更重要的是，当员工看到知识共享的好处时，他们就会有动力参与其中。

当知识共享受到文化认可时，员工就会变得更加投入并愿意做出贡献。知识共享应该深深植根于您的文化中，以至于使用您的系统和工具来查找和共享知识成为第二天性。

配置正确的知识管理软件

如果没有适当的工具来存储和共享知识，知识管理就不可能实现。有远见的公司投资知识库软件等解决方案来帮助他们进行知识存储和检索，这些解决方案具有适当的功能集，可以帮助您实现目标。

像Baklib这样的解决方案提供了直观的内容管理系统的功能，使员工能够撰写和发布文章。文章可以采用清晰的分类系统进行组织，也可以通过强大的、容错的搜索进行访问。使用 Baklib 创建和查找内容都很容易，这对于您的知识管理工作至关重要。

激励员工贡献

员工应该为您的知识管理系统做出贡献，这一点应该融入到您的员工的工作角色中。以经济奖金或额外休假的形式为最有贡献的贡献者提供激励。当员工看到贡献的理由时，他们更有可能增加自己的知识。

强大的知识管理系统包含整个组织的贡献。团队中的每个人都可以提供有价值的东西，他们的帮助可以使您开发出更有用的资源。只有当员工高度参与并准备好分享他们的知识时，您的知识管理策略才能有效。

知识管理是提高组织生产力的有效方法。当员工浪费更少的时间寻找知识时，他们就可以将更多的时间花在价值创造和关键任务活动上。当企业能够利用员工队伍中潜藏的知识时，企业就会取得更大的成功。

当员工获得授权时，他们会创造卓越的产品和服务，并为最重要的利益相关者（客户）提供更高标准的支持。知识不应该是一种消耗士气的负担，而应该是您的组织现在和将来保护和共享的重要资源。

Baklib 等工具可以帮助您将知识管理工作提升到一个新的水平。通过利用 Baklib 的内容创建流程，您可以让公司中的每个人都能轻松获取您的知识。当每个人都有权正确地完成自己的工作时，就会导致利润增加和整体业务增长。